Terminfindung & Projektmanagement leicht gemacht. Individuelle Software zur Koordinierung mehrerer tausend Mitarbeiter-Fotoshootings für KMU

Problemstellung
Was war die Ausgangssituation für die Entwicklung dieser individuellen Software?

Die Präsentation von Mitarbeitern auf verschiedensten Kanälen / Medien ist ein wichtiger Aspekt in der Außendarstellung modern aufgestellter Unternehmen. Dazu gehört auch die Ablichtung der Mitarbeiter in Form eines Portraitfotos. Eine strukturierte Organisation und ein klar aufgestellter Ablauf der Fotoshootings ist ab einer gewissen Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl unabdingbar. Bei mehreren tausend Mitarbeitern die einzeln abgelichtet werden sollen, gestaltet sich eine händische und individuelle Terminfindung, bspw. über Telefon, äußerst komplex.

Aufgabenstellung
Was soll die Individualsoftware leisten?

Es wird ein Terminplanungstool benötigt, welches die Koordinierung und Abwicklung von mehreren tausend Mitarbeiter-Fotoshootings für große und mittlere Unternehmen mit rund 3000 Mitarbeitern realisierbar macht. Der zeitliche Aufwand für eine Terminabsprache soll sowohl auf Seiten des Projektmanagements als auch Mitarbeiterseite minimal gehalten werden. Das Ziel: Terminfindung & Projektmanagement leichtgemacht. 

Unsere Softwarelösung
Wie konnten EXWE's Webentwickler helfen?

Das zur Verfügung gestellte Terminplanungstool schickt dem Mitarbeiter eine Einladung via E-Mail und die Adressaten können sich selbst einen Termin aus einer Anzahl vorgegebener Terminslots aussuchen. Dies erleichtert den Ablauf sowohl für den Mitarbeiter als auch für das mobile PicturePeople Fotostudio-Team. Weiterhin wird eine ausführliche Statistik über den aktuellen Projektstatus bereitgestellt.

 

 

Im Einsatz bei

Als Intranet-Lösung war unsere Terminplanungssoftware produktiv bei KPMG-Deutschland und der Autofit-KFZ-Werkstattkette im Einsatz.

KPMG Deutschland

Terminplanungssoftware KPMG

Autofit Deutschland

Terminplanungssoftware Autofit

Funktionsweise im Detail

  • Standorte anlegen
    An welchen Standorten werden Fotoshootings angeboten?
  • Terminslots anlegen
    An welchen Tagen werden wir in welchem Zeitraum Fotos von den Mitarbeitern machen?
  • Einladungen versenden (siehe XYZ)
  • Erinnerungen versenden
  • Statistik über den aktuellen Stand der Shootings einsehen
  • Termine buchen
  • Termine stornieren / neu buchen

Die Terminvergabe im Detail

Terminvergabe im Detail

  • Mitarbeitern Termine von Hand zuordnen (Telefonischer Avis)
  • Mitarbeiter als fotografiert / nicht erschienen markieren
    Nicht erschienene Mitarbeiter bekommen eine Aufforderung via E-Mail zur erneuten Termin-Buchung

 

Technologien & technische Anforderungen

Backend: PHP, MySQL, Zend Framework 2

Frontend: Bootstrap, jQuery, Responsivität

Besonderheiten: Komplexe E-Mail Automation, Mehrsprachigkeit

 

Weitere Anwendungsmöglichkeiten

Impfkampagnen planen, Beratungstermine vergeben, Unternehmensweite Evaluationen terminieren, Fortbildungen koordinieren

Komponenten

Kalender

Rechtemanagement

E-Mailversand

Mitarbeiterstamm

Statistik

CSV-Export


Ihre Wunschfunktion

Diese Software kann beliebig erweitert und an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden.

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