Effiziente Transformation: Geschäftsprozesse digitalisieren leicht gemacht

02.05.2024
von Meike Müller
Tipps & Tricks
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Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. In diesem Artikel leiten wir dich durch die notwendigen Schritte zur Transformation deiner Abläufe und zeigen dir, wie du mit modernen digitalen Werkzeugen deine Geschäftsprozesse digitalisieren kannst. Wir behandeln auch gängige Herausforderungen und bieten dir Lösungsansätze für eine erfolgreiche Umsetzung.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Die digitale Transformation von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen unverzichtbar, um im modernen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und Herausforderungen wie veränderte Kundenbedürfnisse effektiv zu begegnen.
  • Digitalisierung führt zu einer Steigerung von Effizienz und Flexibilität, Kosteneinsparungen, Fehlerreduzierung und verbessert durch Datenvisualisierung die Grundlagen für geschäftliche Optimierungen.
  • Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ein systematischer Ansatz erforderlich, der die Analyse der Ist-Situation, die Festlegung klar definierter Ziele und eine sorgfältige Implementierung einschließlich Mitarbeiterschulungen umfasst.

Digitale Transformation im Unternehmen: Ein Muss für den modernen Markt

In der heutigen Geschäftswelt führt an der Digitalisierung kein Weg vorbei. Du musst digitale Technologien in dein Geschäftsmodell integrieren, um den Herausforderungen des Marktes zu begegnen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die digitale Transformation ist kein bloßes Buzzword, sondern eine essenzielle Strategie, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg definieren kann.

Unternehmen sehen sich mit Herausforderungen wie Disruptionen durch digitale Technologien, geänderten Kundenbedürfnissen und einem zunehmenden globalen Wettbewerb konfrontiert, die eine digitale Transformation erforderlich machen. In diesem Zusammenhang spielt die Prozessdigitalisierung eine entscheidende Rolle. Sie ermöglicht es Unternehmen, schneller, flexibler und kundenorientierter zu agieren. Indem Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse annehmen, können sie sich an den digitalen Wandel anpassen und in einer zunehmend vernetzten Welt erfolgreich sein.

Die Grundlagen der Prozessdigitalisierung verstehen

Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge Informationen digital bereitzustellen und Arbeitsschritte elektronisch auszuführen. Dieser Übergang wird durch den Einsatz digitaler Technologien und Tools erreicht, die es ermöglichen, analoge Prozesse auf digitale zu übertragen.

Das Kernziel der Prozessdigitalisierung ist die laufende Optimierung aller relevanten Prozesse im Unternehmen zur Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit.

Vorteile der Digitalisierung

Die Vorteile der Digitalisierung sind vielfältig:

  • Die Weitergabe, Bearbeitung und Durchsuchung von Prozessinformationen wird effizienter.
  • Die digitale Transparenz verbessert die interne Klarheit und Transparenz in den Kundenbeziehungen.
  • Automatisierte und digitalisierte Prozesse bieten durch Datenvisualisierung Grundlagen für Optimierung.
  • Die Durchlaufzeit von Prozessen verkürzt sich.
  • Der Personaleinsatz für unproduktive Tätigkeiten sinkt, was zu einer höheren Wirtschaftlichkeit führt.

Diese Vorteile tragen zur Kostensenkung bei und ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise.

Technologien im Einsatz

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wäre ohne den Einsatz geeigneter Technologien nicht möglich. Prozessmanagement-Tools, CRM-Software, Cloud-Plattformen und Automatisierungstools sind Beispiele für Technologien, die zur Prozessdigitalisierung eingesetzt werden können. Software-Lösungen bieten verschiedene Ansätze zur spezialisierten Aufgabenerfüllung, wie beispielsweise die Verwaltung von Daten oder Dokumenten.

Die Ninox-Datenbank ist ein Beispiel für eine datenschutzkonforme Low-Code-Lösung, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt, auch ohne umfangreiche IT-Kenntnisse. Traditionelle, analoge, manuelle oder papierbasierte Prozesse werden in digitale Workflows überführt, indem sie unter Verwendung von Software automatisiert werden. Um papierbasierte Prozesse in elektronische Formate umzuwandeln, können beispielsweise Scanlösungen, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und digitale Formulare verwendet werden.

Potenziale erkennen und nutzen

Die Digitalisierung bietet einen enormen Mehrwert, der für die Sicherung der Zukunft und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens unerlässlich ist. Durch Digitalisierung sparst du Zeit und Geld und kannst daher effizienter auf Kundenbedürfnisse und Marktänderungen reagieren. Langfristig führt die Digitalisierung zu gesteigerter Effizienz und stärkerer Wettbewerbsfähigkeit.

Die Kundenzufriedenheit steigt durch schnellere und effizientere Reaktion auf Kundenanfragen infolge digitalisierter Prozesse. Die Mitarbeiterzufriedenheit wird durch den Einsatz von Digitalisierungsmaßnahmen verbessert, indem Arbeitsbelastungen verringert und Abläufe optimiert werden. Digitalisierung zwingt Unternehmen, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken und sich auf neue digitale Wachstumsmöglichkeiten sowie veränderte Markt- und Kundenanforderungen einzustellen.

Schritt für Schritt zur digitalen Exzellenz

Ein strukturiertes Vorgehen mit fünf bewährten Schritten ermöglicht dir eine effektive Neugestaltung der Ablauforganisation für digitale Exzellenz. Die Schritte sind:

  1. Sammeln aller potenziell digitalisierbaren Prozesse
  2. Priorisierung basierend auf einer Kosten-Nutzen-Analyse
  3. Effiziente Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Durch diese Schritte kannst du deine Ablauforganisation erfolgreich digitalisieren.

Analyse der Ist-Situation

Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Analyse des Status quo der derzeitigen Arbeitsabläufe. Für die Analyse und Auswertung aller bestehenden Arbeitsabläufe ist das Geschäftsprozessmodellierung ein wesentlicher Bestandteil.

Im nächsten Schritt erfolgt das Sammeln, Dokumentieren und Strukturieren der potenziell digitalisierbaren Geschäftsprozesse unter Beteiligung aller Abteilungen. Bei der Beurteilung des Digitalisierungspotenzials solltest du die folgenden Kriterien berücksichtigen:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Häufigkeit des Prozesses
  • Leidensdruck
  • Aufwand für die Digitalisierung

Festlegung der Ziele und Strategie

Um das Unternehmen nachhaltig und erfolgreich zu digitalisieren, ist es notwendig, eine klare Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Jedes Unternehmen hat dabei seine eigenen individuellen Herausforderungen zu bewältigen. Eine gründliche Zusammentragung und Überprüfung aller Prozesse im Unternehmen ist entscheidend, um eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.

Die Festlegung klarer Ziele und Erwartungen hilft, das Ziel während der Digitalisierung zu bewahren und den Erfolg messbar zu machen. Vor dem Start der technischen Umsetzung sollten Unternehmen eine Analyse von Kosten und Nutzen der Digitalisierungsmaßnahmen durchführen.

Die Spezifikation von detaillierten Anforderungen, Zeitrahmen, beteiligtem Personal und Kosten sowie die Auswahl der geeigneten Software sind wesentlich für die Realisierung der Digitalisierungsstrategie.

Implementierung und Schulung der Mitarbeitenden

Die Implementierungsphase sollte schrittweise erfolgen und sich jeweils auf einen Prozess zur Zeit konzentrieren, um höchste Qualität und reibungslose Abläufe zu gewährleisten sowie die Akzeptanz für digitale Änderungen zu steigern. Mitarbeiterschulungen im Bereich Prozessmanagement und das Anhören von Bedenken, Problemen und Vorschlägen der Mitarbeiter tragen maßgeblich zur Optimierung und erfolgreichen Digitalisierung bei.

Ein professionelles Change-Management und die Einbindung von Mitarbeitern sind wichtige Faktoren, um das volle Potenzial digitaler Prozesse zu nutzen und eine erfolgreiche Einführung neuer digitaler Systeme und Prozesse zu gewährleisten.

Für den langfristigen Erfolg ist es unerlässlich, digitale Prozesse regelmäßig zu überwachen, anzupassen und kontinuierlich zu verbessern.

Der Mensch im Mittelpunkt: Mitarbeiter in der Digitalisierung

Das individuelle Know-how der Mitarbeiter ist die wichtigste Ressource und eine offene Haltung gegenüber Veränderungen ist essenziell für die erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung verlangt:

  • die Berücksichtigung der Personalstruktur
  • die Durchführung gezielter Schulungen, um die neuen Arbeitsabläufe und Anwendungen zu verinnerlichen
  • eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erzielen.

Digitale Strukturen erhöhen die Attraktivität des Unternehmens für neue Mitarbeiter, insbesondere der Generation Z, was sich positiv auf die Rekrutierung und das Engagement der kommenden Arbeitskräfte auswirkt. Die Einbindung aller Stakeholder und die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg sorgen für eine umfassende Perspektive und innovative Lösungsansätze, welche die Effektivität und die Schnelligkeit bei der Umsetzung von Veränderungen verbessern.

Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung

Automatisierte Prozesse verbessern die Fehlerfreiheit und unterstützen die Kommunikation, wodurch Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt. Prozessautomatisierung fördert das Verantwortungsbewusstsein, da Teammitglieder die direkte Auswirkung ihrer Beiträge auf automatisierte Prozesse erkennen.

Automatisierung kann Projekte beschleunigen, indem sie:

  • klare Genehmigungshierarchien schafft
  • Erinnerungen für Freigaben integriert
  • Echtzeitverfolgungen und Benachrichtigungen ermöglicht
  • zur Einhaltung von Governance und Compliance beiträgt
  • Kosteneinsparungen durch die Übertragung bestimmter Tätigkeiten auf Software erreicht
  • Arbeitskraft für andere Aufgaben freisetzt

Hindernisse überwinden: Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung

Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Prozesse aufschieben, riskieren, von der Konkurrenz überholt zu werden und keine Chancen mehr gegenüber Wettbewerbern zu haben. Tatsächlich sind 40 Prozent der Entscheidungsträger mit ihrer Digitalisierungsstrategie unzufrieden, was auf typische Herausforderungen im Digitalisierungsprozess hinweist.

Es ist daher notwendig, diese Herausforderungen zu identifizieren und geeignete Lösungen zu finden. Eine klare Vision, eine gut definierte Strategie und ein engagiertes Team sind entscheidend für den Erfolg der Geschäftsprozessdigitalisierung. Nur so können Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen und ihre Wettbewerbsposition stärken.

Zukunftsperspektiven: Weiterentwicklung nach der Digitalisierung

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Überwachung und Anpassung erfordert. Die Erfolgsmessung nach dem Digitalisierungsprozess ist entscheidend, um zu evaluieren, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden, ob die Abläufe transparenter geworden sind und ob Fehler vermieden werden.

Nach der erfolgreichen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre neuen digitalen Strukturen zu optimieren und weiterzuentwickeln. Dies kann durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der digitalen Prozesse sowie durch die Nutzung von Feedback und Daten zur kontinuierlichen Verbesserung geschehen. Es ist ein fortlaufender Prozess, der ständige Aufmerksamkeit und Engagement erfordert, aber die Vorteile sind es wert.

Zusammenfassung


In diesem Beitrag haben wir die Bedeutung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hervorgehoben und die Schritte zur Erreichung digitaler Exzellenz erläutert. Die Digitalisierung bietet enorme Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz, der Wettbewerbsfähigkeit und der Kundenzufriedenheit. Sie erfordert jedoch ein strukturiertes Vorgehen, die Einbindung der Mitarbeitenden und einen ständigen Verbesserungsprozess. Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Prozesse aktiv angehen, werden in der Lage sein, die Herausforderungen des modernen Marktes zu meistern und ihre Zukunft zu sichern. Wenn du Hilfe bei der Digitalisierung deines Unternehmens benötigst, sind wir die perfekten Ansprechpartner. Wir helfen dir jeden deiner Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Wende dich jederzeit an uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir decken deine Potenziale auf!

Häufig gestellte Fragen

  • Was ist Prozessdigitalisierung?

    Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge Informationen digital bereitzustellen und Arbeitsschritte elektronisch auszuführen. Sie trägt zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung bei.

  • Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

    Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet effektives Prozessmanagement, Kosteneinsparungen, erhöhte Effizienz und Flexibilität, was zu erheblichen Vorteilen führt.

  • Was ist der erste Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

    Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die gründliche Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe. Danach kann mit der Umsetzung begonnen werden

  • Welche Technologien werden bei der Prozessdigitalisierung eingesetzt?

    Bei der Prozessdigitalisierung werden Technologien wie Prozessmanagement-Tools, CRM-Software, Cloud-Plattformen und Automatisierungstools eingesetzt. Diese unterstützen die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen.

  • Welche Herausforderungen gibt es bei der Prozessdigitalisierung?

    Die Herausforderung bei der Prozessdigitalisierung besteht darin, dass Unternehmen, die diesen Schritt aufschieben, Gefahr laufen, von der Konkurrenz überholt zu werden und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren. Daher ist eine zeitnahe Digitalisierung entscheidend.

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Meike
Meike
vom 02.05.2024

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