Digitalisierung von KMUS: Warum es so wichtig ist

Die Digitalisierung oder auch digitale Transformation bzw. Revolution sorgt für Veränderungen in vielen Bereichen der Gesellschaft. So kommt es zum Einsatz von neuen Technologien in Wirtschaft, Politik, Bildung, aber auch im Bereich der Kultur. Für kleinere und mittelständische Unternehmen wird es zur Herausforderung bei den Entwicklungen mitzugehen, nicht zurückzubleiben und unter den Folgen leiden zu müssen. Wieso die Digitalisierung für KMUs so wichtig ist, wie eine Individualsoftware dort zum Einsatz kommen kann und welche Unterstützung der Staat bietet, wollen wir dir in diesem Beitrag kurz erklären. Für weitere Fragen und Unterstützung bei deinem Digitalisierungsprozess und der Beantragung von staatlichen Förderungen für dein stehen wir dir gerne zur Seite! 

Lesezeit 6 min

1. Wir erklären dir, was KMUs eigentlich sind und was mit Digitalisierung genau gemeint ist
2. Außerdem nennen wir dir Gründe, warum Digitalisierung für dich und dein Unternehmen wichtig ist
   1. Dabei stellen wir die Vorteile der Digitalisierung heraus
3. Was kann passieren, wenn du keine Lust auf Digitalisierung hast?
4. Wir zeigen dir, wie du die digitale Umstellung in deinem Unternehmen ganz einfach startest
   1. Dafür haben wir eine Anleitung für dich mit vier Schritten
5. Zudem erfährst du, wie Individualsoftware bei Digitalisierung helfen kann
   1. und in welchen Bereichen deines Unternehmens beispielsweise digitalisiert werden kann
   2. Im Anschluss haben wir auch noch die Vorteile einer Digitalisierungssoftware für deine Digitalisierung herausgestellt
6. Mehr Informationen zu Förderungen durch den Staat
   1. Förderung mit „Go Digital“
7. Das Fazit
8. FAQ: Fragen und Antworten
   1. Was ist eine Digitalisierungsprämie?
   2. Was ist mit einem Innovationskredit gemeint?
   3. Gibt es vom BMWK Förderungen für KMUs?

Erklärung der Begrifflichkeiten

KMU = Als KMU werden in Deutschland Kleinunternehmen sowie kleinere und mittlere Unternehmen bezeichnet. Dies wurde sogar in einer EU-Empfehlung (2003/361) festgelegt. Zur Orientierung: Deine Firma zählt zu den KMUs, wenn es weniger oder genau 249 Angestellte hat. Zudem muss der jährliche Umsatz unter 50 Millionen Euro liegen.

Digitalisierung = Digitalisierung ist ein sehr allgemeiner Begriff, der zunächst vor allem in Bezug auf die Umstellung von analogen Dokumenten zu digitalen Inhalten genannt wurde. Mittlerweile wird er auch verwendet, wenn es darum geht, unternehmerische Prozesse von neuen Technologien übernehmen zu lassen und damit Arbeitsfelder zu automatisieren.

Warum ist Digitalisierung in KMUs wichtig?

Mit dem laufenden Fortschritt der Technologien wird auch die Anforderung an kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland größer, sich zu digitalisieren. Um mithalten zu können, ist es wichtig, dass wiederkehrende Geschäftsprozesse automatisiert werden. Durch den Einsatz von individueller Software können Aufgaben vereinfacht und Ressourcen gespart werden. Firmen, die dabei nicht oder noch nicht mitmachen, haben einen großen Nachteil.

Die Transformation von KMUs führt auch zu einer besseren Auffindbarkeit. Durch eine Onlinepräsenz werden potenzielle Käufer auf ein Produkt oder eine Dienstleistung aufmerksam. Laut einer Umfrage von Statista nutzen nämlich 25,2 Millionen Deutsche täglich das Internet, um nach Informationen zu suchen. Wenn deine Firma da dann noch nicht aufzufinden ist, ist ein potenzieller Kunde einfach so verloren gegangen.
Warum Digitalisierung außerdem wichtig ist und wie sie dir in deinem Betrieb helfen kann, kannst du anhand der nachfolgenden Vorteile erkennen:

Die Vorteile der Digitalisierung

• Die Kundenkommunikation kann vereinfacht werden
• Arbeitsprozesse werden erleichtert und zum Teil ganz automatisiert
• Informationen können für alle schnell und frei zugänglich gemacht werden, so können sie auch im Homeoffice genutzt werden
• Kosten können reduziert werden, weil beispielsweise der Einsatz von Papier nicht mehr nötig ist
• Mehr Sichtbarkeit, Bekanntheit und Erreichbarkeit durch Onlineauftritt
• Mehr Möglichkeiten potenzielle Käufer zu generieren
• Eine individuelle Softwareentwicklung kann auf die individuellen Bedürfnisse der Firma eingehen und Geschäftsprozesse optimieren

Problematik „Keine Lust auf Digitalisierung“

Ist deine Firma noch nicht digitalisiert und hast du auch eher weniger Lust, die Digitalisierung in deinem Unternehmen voranzutreiben, dann könnte sich für dich bald eine neue Problematik ergeben. Durch die fortschreitende Digitalisierung in allen Wirtschafts-, Bildungs- und Kulturzweigen entwickelt sich eine gewisse Erwartungshaltung bei deinen potenziellen Käufer. Denn die Kunden sind mittlerweile sehr gut vernetzt, sie kennen sich im Internet aus und nutzen in ihrem Alltag neue Technologien. Sie erwarten einen rundum zuverlässigen Service, der individuelle Lösungen anbietet. Außerdem sollen Informationen jederzeit frei zugänglich sein, auf Anfragen eine schnelle Antwort folgen, Liefertermine eingehalten und über den Status informiert werden und vieles mehr. Diesen Ansprüchen kannst du kaum genügen, wenn du manche Geschäftsprozesse nicht digitalisierst bzw. automatisierst.

Du solltest dir nochmal genau überlegen, ob du das Thema Digitalisierung nicht doch anpacken möchtest. Im Folgenden erklären wir dir auch, wie du am besten starten kannst, wie eine Individualsoftware bei der Digitalisierung helfen kann und welche Förderungen es vom Staat gibt, um dir den Prozess finanziell zu erleichtern.

So startest du die Digitalisierung in deinem Unternehmen

Die vollständige Digitalisierung deiner Firma startest du nicht von jetzt auf gleich. Digitalisierung ist vielmehr ein schrittweiser Prozess, der kontinuierlich abläuft. Selbst in einem gut digitalisierten Unternehmen gibt es immer wieder Baustellen und Verbesserungsmöglichkeiten. Dennoch sollte dir dies keine Angst machen oder dich abschrecken. Denn je mehr Schritte du bewältigst, desto besser wirst du dich in neue Thematiken einfinden und diese für deine Firma umsetzen. Und wenn du dich alleine nicht zurechtfindest, gibt es immer noch Experten, die dich bei der Digitalisierung gerne unterstützen. Meist können externe Berater auch viel besser erkennen, in welchen Gebieten noch Digitalisierungsbedarf besteht. Sie sollten sich deine Firma unter dem Aspekt anschauen, welche Bereiche digitalisiert werden müssen und in welcher Reihenfolge.

Ist einmal geklärt, welche Abteilungen und Bereiche digitalisiert werden müssen und auch eine Reihenfolge festgelegt, dann geht es darum, die einzelnen kleinen Schritte bis zur vollständigen Digitalisierung eines Bereiches herauszustellen. Dabei stehen die Fragen, welche Prozesse digitalisiert werden können, welche Komponenten hinzukommen müssen und welche Kompetenzen notwendig sind, im Vordergrund. Für die Umsetzung solltest du dir immer wieder kleine Ziele setzen, dies fördert die Motivation und führt auch nicht zur Überforderung deiner Mitarbeiter.

Für eine bessere Übersicht haben wir dir eine kleine Anleitung zusammengestellt. Sie hilft dir dabei, die schrittweise Digitalisierung in deiner Firma anzugehen. Denn zunächst können all die Aufgaben, die damit einhergehen, ziemlich erschlagend wirken. Wir empfehlen dir dich immer auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren. Arbeite erst eine Aufgabe in deinem Unternehmen ab, bevor du zu der nächsten übergehst. Und so kannst du die Digitalisierung umsetzen:

Vier Schritte um die Digitalisierung zu starten

1. Wie ist der aktuelle Stand der Digitalisierung in deinem Unternehmen?

Die Digitalisierung deines Unternehmens ist eine schrittweise Veränderung kleiner Prozesse. Du brauchst dir keine Sorgen machen, dass sich mit der Transformation deine gesamte Firma ändert. Du kannst es dir eher so vorstellen, dass einzelne Aufgaben oder Prozesse vereinfacht oder automatisiert werden. Anstelle Dokumente abzuheften, speicherst du sie beispielsweise auf einer Datenbank.

Damit du mit der Digitalisierung starten kannst, solltest du erstmal den aktuellen Stand abfragen. Welche Bereiche sind vielleicht schon digitalisiert und welche kannst du auf Anhieb bestimmen, die dringend digitalisiert werden müssen? Meist starten Firmen mit der internen Digitalisierung bzw. mit dem Vorhaben möglichst papierlos zu arbeiten.

2. Ist dein Unternehmen für die Digitalisierung vorbereitet?

Nun müssen Vorbereitungen getroffen werden, damit die Digitalisierung auch zum erwünschten Erfolg wird. Dafür müssen verschiedene Kriterien betrachtet werden. Zum einen musst du feststellen, ob die Umstellung in deiner Firma alleine bewerkstelligt werden kann oder ob du dafür nicht lieber Experten zurate ziehen möchtest. Je nach Abteilung und Bereich sind dies beispielsweise Softwareentwickler oder IT-Sicherheitsexperten. Zum anderen solltest du dich auch bei den Konkurrenten aus deiner Branche umschauen. Wie haben sie Digitalisierung umgesetzt? Du möchtest schließlich nicht von ihnen abgehängt werden. Ein weiterer Punkt ist, sich über die neusten Innovationen zu informieren. Steht der Markt vielleicht gerade vor dem Herausbringen einer neuen Technologie? Dann lohnt es sich vielleicht diesen Moment abzuwarten, bevor die Digitalisierung in deiner Firma innerhalb kürzester Zeit nicht mehr den neusten Entwicklungen entspricht.

3. Welche Bereiche sollen zuerst digitalisiert werden?

Wie oben bereits erwähnt, müssen erst alle Bereiche herausgestellt werden, die eine Digitalisierung erfahren sollen. Im nächsten Schritt werden diese dann nacheinander abgearbeitet. Dafür musst du dir eine Reihenfolge überlegen.

4. Wie kann der einzelne Bereich digitalisiert werden?

Hast du eine Reihenfolge festgelegt, musst du dir überlegen, wie zunächst der erste Bereich digitalisiert werden kann. Welche technischen Vorkehrungen müssen gemacht werden? Wird externe Hilfe benötigt und welche Mitarbeiter sind betroffen? Sammle erst alle Aufgaben und bringe sie in eine sinnvolle chronologische Reihenfolge. Nun musst du sie eigentlich nur noch nacheinander abarbeiten. Sind alle Aufgaben erledigt, kannst du dies für den nächsten Bereich machen bis irgendwann alle Bereiche erst mal von Grund auf digitalisiert wurden.

Wie kann der Einsatz von Individualsoftware bei der Digitalisierung helfen?

Digitalisierung kann in deinem Unternehmen auf verschiedenster Art und Weise angepackt werden. Eine Methode ist der Einsatz von Software, um beispielsweise interne Prozesse zu digitalisieren und die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern zu erleichtern. Je nach Unternehmensbranche eignet sich dafür auch schon eine Standardsoftware. Mit einer Individualsoftware hingegen wird der Fokus auf die unternehmenseigenen Bedürfnissen und Anforderungen gelegt. Individuelle Wünsche und Funktionen können integriert werden und dem Unternehmen die perfekte Lösung bieten. Für welche Bereiche sich die Digitalisierung mit einer Individualsoftware lohnt, erfährst du im nächsten Abschnitt. Außerdem verraten wir dir auch, welche Vorteile eine Digitalisierungssoftware noch hat.

In welchen Bereichen ist eine Digitalisierung möglich oder notwendig?

Mittlerweile ist die Digitalisierung eines Unternehmens in vielen Bereichen möglich. Am notwendigsten ist sie aber dort, wo Prozesse einfach digitalisiert und dadurch Ressourcen wie Zeit und Geld eingespart werden können. Oft lassen sich interne Prozesse innerhalb eines Unternehmens am einfachsten umsetzen. Das wäre dann zum Beispiel die Umsetzung eines papierlosen Büros. Alle Dokumente und Informationen werden nur noch am PC erstellt und gespeichert. Auch werden Rechnungen online und automatisiert erstellt. Das spart dem Unternehmen Kosten, da es kein Papier und auch keine Lagerfläche für die ganzen Ordner voller Dokumente mehr benötigt, sowie Zeit, weil die Rechnungen nicht mehr manuell angefertigt werden müssen. Alle Abläufe für die, Dokumente benötigt und erstellt werden müssen, können ganz einfach über eine Individualsoftware abgedeckt werden. Für die Rechnungsstellung gibt es sogar mittlerweile genügend Dienstleister, die eine passende Standardsoftware dafür bereitstellen. Für individuelle Wünsche und Prozesse lohnt es sich, sich mal mit einer Softwareagentur in Verbindung zu setzen. In einem Beratungsgespräch erfährst du, was sich für dich am besten eignet. Ein weiterer Vorteil eines papierlosen Büros ist, dass befugte Mitarbeiter zu jederzeit Zugriff auf die Dokumente haben. Dafür müssen sich nicht in der Firma vor Ort sein, sondern können beispielsweise auch aus dem Homeoffice auf die Dateien zugreifen.

Eine weitere Möglichkeit der digitalen Transformation für KMUs ist, dass Betriebe, die Termine vergeben müssen, die Terminvergabe auch online anbieten. Dafür gibt es bereits Standardsoftwares, die für das jeweilige Unternehmen genutzt werden. Das Einrichten ist gar nicht schwer und du gibst deinen Kunden eine einfache und schnelle Möglichkeit einen Termin zu buchen. Manchmal ergibt es durchaus Sinn, noch weiter zu denken. Handelt es sich um ein Kosmetikstudio, welches die Online-Terminvergabe möglich machen möchte, dann wäre es eine Idee, auch einen passenden Onlineshop einzurichten. Hast du nämlich einmal Besucher auf deiner Webseite, könntest du damit vielleicht sogar eine zusätzliche Umsatzquelle generieren.

Natürlich gibt es auch Bereiche in deiner Firma, die digitalisiert werden können, ganz ohne Einsatz von Software. Das ist beispielsweise die Ermöglichung von Homeoffice in den Abteilungen, in denen es Sinn ergibt. Dies ist gerade während der Pandemie immer wichtiger geworden. Damit Homeoffice reibungslos und sicher angeboten werden kann, werden die entsprechenden Ressourcen und Sicherheitsvorkehrungen notwendig. So müssen passende Geräte zur Verfügung gestellt werden und die IT-Sicherheit garantiert werden. Aber auch hier kann es sein, dass der Einsatz einer Digitalisierungssoftware hilfreich wird. Denn so lassen sich Aufgaben im Homeoffice besser verteilen, der Status der Projekte überprüfen und die Arbeitszeiten können eingehalten werden. Ein individuelles CRM kann da auf jeden Fall auch von Nutzen sein, wenn bisher noch keins im Gebrauch ist.

Weitere Digitalisierungsmöglichkeiten eröffnen sich beispielsweise in den Gebieten der Logistik, wo Lagersysteme Inventuren überflüssig machen oder im Bereich der Datenverarbeitung und -verwaltung, wo Datenbanken helfen können, Personaldaten besser zu strukturieren. Aber auch der Einzelhandel kann digitalisiert werden, indem ein zusätzlicher Onlineshop mit verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten eröffnet wird.

Vorteile einer individuellen Digitalisierungssoftware

• Eine Individualsoftware kann direkt auf die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden und die Digitalisierung schnell voranbringen
• Individuelle Software erspart oft Kosten und Ressourcen, da sie Geschäftsprozesse optimiert
• Bei Zusammenarbeit mit einer Software Agentur hast du direkt einen kompetenten Ansprechpartner, der sich mit Digitalisierung auskennt
• Individualsoftware kann über die Zeit weiter optimiert, angepasst und erweitert werden
• Gerade während der Corona-Pandemie ist es notwendig geworden, gewisse Abläufe zu digitalisieren - mit einer Individualsoftware kann auf die Corona-Problematik eingegangen und Hygienestandards gehalten werden
• Die Individualsoftware greift bekannte Probleme und Prozesse auf, sodass eine Einarbeitung der Mitarbeiter kaum Zeit benötigt

Förderungen für KMUs

Der Staat bietet KMUs auch Förderprogramme zur Digitalisierung an. Wenn du mit deinem Unternehmen Digitalisierungsmaßnahmen anstrebst, solltest du dir die Förderprogramme genauer ansehen. Eines dieser Förderprogramme ist „Go Digital“. Dieses Förderprogramm nutzen auch schon einige unserer Kunden, um sich in Sachen Individualsoftware oder Onlineshop besser aufzustellen. Was du alles über das Förderprogramm wissen musst, verraten wir dir im folgenden Abschnitt. Gerne laden wir dich auch zu einem ersten Beratungsgespräch ein, indem wir deine Digitalisierungsziele besprechen und die Fördermöglichkeiten durchgehen.

Go Digital

Das Förderprogramm „Go Digital“ richtet sich an KMUs und Handwerksbetriebe. Es unterstützt das Vorhaben, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und dadurch zu optimieren. Zu diesem Zweck ist eine Förderung von 30 Tagen mit einem Tagessatz von bis zu 1.100 Euro möglich. Dafür muss ein sogenanntes Hauptmodul mit einem Nebenmodul kombiniert werden. Module können sein: "Digitalisierte Geschäftsprozesse", "Digitale Markterschließung" und „IT-Sicherheit“. Je nach Unternehmensgröße steht dem Unternehmen eine Bezuschussung des Projekts in Höhe von 50 % der Kosten zu. Das wäre dann beim Ausschöpfen des Förderumfangs ein Zuschuss von 16.500 Euro, wenn die Projektkosten insgesamt bei 33.000 Euro liegen.

Als Voraussetzungen für eine Förderung mit Go Digital wird eine Unternehmensgröße von unter 100 Mitarbeitern angegeben. Zudem darf der Jahresumsatz bzw. die Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss nicht über 20 Millionen Euro liegen. Natürlich muss es sich um eine Betriebsstätte oder Niederlassung innerhalb Deutschlands handeln und eine Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung besitzen. Der Zuschuss muss nicht zurückgezahlt werden. Jedoch erfolgt die Auszahlung erst nach einer Verwendungsnachweisprüfung.

Du solltest außerdem wissen, dass du nicht nur einmal durch Go Digital gefördert werden kannst. Ist ein Jahr nach Beendigung der ersten Förderung vergangen, kannst du einen erneuten Antrag auf Förderung stellen. Jedoch solltest du beachten, dass das Förderprogramm bisher nur bis 2023 bewilligt wurde.

Unser Fazit

Wenn deine Firma bisher noch nicht digitalisiert ist, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt den ersten Schritt zu machen. Wenn für dich die Förderbedingungen gegeben sind, lohnt es sich definitiv einen Antrag zu stellen und das Thema Digitalisierung mit finanzieller Unterstützung anzugehen. Es reicht für den Anfang, wenn du dir in deinem Unternehmen kleine Ziele setzt und Geschäftsprozesse schrittweise digitalisierst. Verzichtest du auf die eine Umstellung werden deine Konkurrenten dein Unternehmen früher oder später abgehangen haben. Damit dies nicht passieren kann, stehen wir dir als Software-Agentur gerne zur Seite und konzipieren gemeinsam mit dir eine Digitalisierungsstrategie für dein Unternehmen. So starten wir gemeinsam die digitale Transformation! Ob mittels eines Onlineshops oder einer für dich maßgeschneiderten Individualsoftware, wir stehen dir zur Seite. Wir bieten dir zudem umfassenden Support und Service und haben bereits mehrfach durch „Go Digital" geförderte Projekte umgesetzt. Melde dich jetzt bei uns für ein erstes Beratungsgespräch und entwickele mit uns gemeinsam eine individuelle Software, die dich und deine Mitarbeiter nach Vorne bringt.