E-Mails abschaffen! Tools für effektiveren Kunden-Support

1. Die E-Mail als Kommunikationskanal ist enorme Zeitverschwendung
2. Warum Ticketsysteme auch keine Alternative bieten
3. Projektmanagement-Tools die dir das Leben vereinfachen
4. Unsere Wahl: Asana
5. Mehr Effort weniger Mails - unsere Fortschritte durch die Nutzung von Asana

Lesezeit 4 min

Wir lehnen uns jetzt mal weit aus dem Fenster und werfen in den Raum:

1. DIE E-MAIL ALS KOMMUNIKATIONSKANAL IST ENORME ZEITVERSCHWENDUNG.

Zu viel Spam, zu viel Belangloses und oft zu viele Mails, die eher verkomplizieren anstatt zu vereinfachen.

Die klassische E-Mail benötigt mittlerweile zu viel Zeit und Aufwand, um eine relativ simple Information weiterzuleiten. Dadurch wird die Kommunikation in den meisten Unternehmen und im Kontakt mit Kunden stark gebremst. Zudem finden sich E-Mails und ihre Anhänge später oft nicht im Unternehmensnetzwerk wieder, verschwinden oder werden vergessen. Man wartet tagelang auf Rückmeldung des Kunden - dessen E-Mail-Postfach wahrscheinlich kurz vorm Platzen ist - wodurch im schlimmsten Fall das aktuelle Projekt in die Länge gezogen wird.

Die E-Mail verkompliziert vieles und mit der Suche nach der richtigen Anrede, dem Formulieren des knapp gehaltenen aber trotzdem verständlichen Anliegens und der geeignete Schlussformel, geht oft ganz schön viel Zeit flöten. Egal ob Du in einem kleinen Büro mit fünf Mitarbeitern oder in einem großen Unternehmen mit hunderten Kollegen sitzt – dass die Kommunikation durch E-Mails oft verkompliziert wird, wird dir bekannt vorkommen. Dabei ist die Verbesserung der Unternehmens- und Kundenkommunikation gar nicht so kompliziert. Du musst einfach nur das richtige Termintool finden und auf deine individuellen Bedürfnisse anpassen. Wir von EXWE stehen dir bei allen offenen Fragen mit Rat und Tat zur Seite.

2. WARUM TICKETSYSTEME AUCH KEINE ALTERNATIVE BIETEN 

Nun wird es Leute geben, die Ticketsysteme für den Kundenservice als Alternative vorschlagen werden. Diese Tools sind jedoch vergleichbar mit der E-Mail-Kommunikation, oft nur auf lineare Kommunikation ausgerichtet. Das ist gut für eine einzelne To-Do, für die es wenig Zusammenhänge innerhalb eines Projektes zu beachten gibt. Hier fehlt aber der Projektbezug und nicht jeder aus dem Team oder Unternehmen sieht alle Informationen - diese bleiben einzig für den Ticketersteller voll und ganz sichtbar, womit die Transparenz auf der Strecke bleibt. Da das ausgestellte Tickets meist nur für die Beteiligten sichtbar ist, wird auch im Fall der Fälle die Übergabe eines Tickets an ein anderes Team-Mitglied schwierig. Kurz und knapp – es fehlt die Einsicht auf das gesamte Projekt.

3. PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS DIE DIR DAS LEBEN VEREINFACHEN  

Tools, die dir dein Projektmanagement erleichtern, gibt es mittlerweile viele. Von Monday.com, ClickUp und Basecamp über Asana bis hin zu Wrike – das Angebot ist vielfältig und dadurch verwirrend. Welche App für deine Unternehmen die Passende ist, findest du durch direkten Vergleich heraus. Wichtig ist, dass Du deine Anforderungen von Anfang an mit den gegebenen Funktionen abgleichst. Zum Beispiel ist Asana die kostengünstigere Alternative  (ab 10,99 € pro Monat oder in der kostenlosen Version mit eingeschränkten Funktionen) zu Monday.com (ab 39,00 € im Monat für 5 Nutzer). Beide Tools haben sehr ähnliche Funktionen, wobei Asana mit Archivierung, Aufbewahrung & automatischer Sicherung glänzt und Monday.com im Gegenzu Anforderungs-, Anwesenheits- und Content-Management besitzt. Egal für welche App du dich am Ende entscheidest, die Nutzung wird dir und deinen Teamkollegen den Alltag und die Kommunikation  mit deinen Kunden erleichtern.

4. UNSERE WAHL :  ASANA  

Wir haben uns für ASANA entschieden und nutzen das Tool bereits seit 2016 - mit Erfolg. Die Web- und Mobilanwendung hilft dabei, Teams und Gruppen bei der Organisation und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen - direktes Feedback durch Kommentare, Einbinden von Dokumenten, Bildern und Links inklusive. Asana bietet Unternehmen Mechanismen, die den Arbeitsalltag strukturiert darstellen, die täglichen Aufgaben mit den Unternehmenszielen verbindet und die Kommunikation während eines Projekts vereinfacht.

Anstatt eine E-Mail an deinen Kunden zu senden oder mit dem Kollegen zu chatten, wird bei Asana eine Aufgabe erstellt. Eine oder mehrere Personen bekommen diese Aufgabe zugeordnet  und diese erscheint bei den Verantwortlichen unter „Meine Aufgaben“. Der Ersteller der Aufgabe wird automatisch als Follower hinzugefügt. Innerhalb dieser Aufgabe kann Feedback gegeben, der Arbeitsfortschritt dokumentiert, Fälligkeitsdaten geändert oder als abgeschlossen markiert werden.

Bei Asana hast du die Möglichkeit, Aufgaben eine Priorität zuzuordnen. Somit hast Du deinen Mitarbeitern oder der Kunde dir angeben, welche Tasks sofort erledigt werden müssen und welche auf der Prioritätenliste weiter hinten anstehen. Im besten Fall verlassen sich deine Kunden und dein Team nach der Einführung von Asana weniger auf E-Mails und planen und kommunizieren über das Tool – egal ob im Büro oder unterwegs mit der mobilen Version. Projekte lassen sich so effektiver planen und der aktuelle Stand kann einfach überblickt werden.

5. MEHR EFFORT WENIGER MAILS - UNSERE FORTSCHRITTE DURCH DIE NUTZUNG VON ASANA 

Durch die Nutzung von Asana konnten wir in den letzten Jahren viel Zeit einsparen und effektiver Arbeiten. Wir können unsere Tasks besser organisieren, überblicken und priorisieren und bekommen direktes und schnelles Kundenfeedback, auf das wir wiederum schnell und effektiv reagieren können. Außerdem sind alle wichtigen Informationen, Fotos und Dokumente zu einem Projekt an einer Stelle gespeichert und für alle Beteiligten sichtbar. Das ewige hin und herschicken von E-Mails, weiterleiten von Inhalten und ins CC setzten von Beteiligten, hat sich dank des Tools erledigt.

Genau diese Erfahrungen haben uns davon überzeugt, dass E-Mail-Kommunikation in der heutigen Zeit, in der es Tools wie Asana, Monday.com, Basecamp und andere gibt, Zeitverschwendung ist und in vielen Fällen eher behindert anstatt zu helfen. Wir können jedem Unternehmen nur empfehlen - egal wie groß oder klein es ist– informiert euch und switcht auf ein Projektmanagement-Tool um. Wenn du Hilfe bei der Auswahl des passenden Projektmanagement-Tools benötigst oder wir dir bei der Implementierung zur Seite stehten sollen - kontaktiere uns gerne.

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