Terminfindung und Projektmanagement leicht gemacht

individuelle Digitalisierungssoftware zur Kontrolle von Zeitmanagement

Unser Termintool – gemacht für kleine und mittelständische Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern

Sie kennen es sicherlich – Ein Termin steht bevor. Ihre Aufgabe: hunderte Menschen zu steuern, die im Minuten- oder Stundentakt erscheinen sollen. Doch wie kann man sich dabei einen möglichst großen Aufwand ersparen? Und vor allem – was muss getan werden, um nicht jeden Mitarbeiter dazu aufzufordern, sich für den Termin anzumelden, der es noch nicht getan hat? Die Lösung: Ein Softwaretool mit

Automatisierungsfunktion. Ob Gesundheitschecks, Mitarbeitershootings, Messestandbesetzungen, Werkstatt-, Arzttermine oder Behördenbesuche –
Unsere Software ist individuell für jede Art von Termin einsetzbar und jederzeit funktionsbereit - egal, von welchem Standort.

Gesundheitsveranstaltungen/-checks
Impfkampagnen
(Mitarbeiter-)Shootings
Messestandbesetzungen
Werkstatt-Terminplanung
Arzttermine
Behördenbesuche
Beratungsterminvergabe
Terminierung unternehmensweite Evaluation
Koordination von Fortbildungen

Als Intranet-Lösung war unsere Terminplan-Software produktiv bei Kaufland, Linklaters, KPMG-Deutschland und der Autofit-KFZ-Werkstattkette im Einsatz. Alle aufgeführten Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller und Rechteinhaber.

KPMG Deutschland

Autofit Deutschland

Kaufland Deutschland
& in Polen, Tschechien, Slowakei, Bulgarien

Sie brauchen ein Terminplanungstool?
Als Intranet-Lösung war unsere Terminplan-Software produktiv bei Picture People, KPMG-Deutschland und der Autofit KFZ-Werkstattkette im Einsatz.

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Komponenten/Bestandteile der Lösung

Beispielsituation Fotoshooting

Eine strukturierte Organisation und ein klar aufgestellter Ablauf von Fotoshootings ist ab einer gewissen Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl unabdingbar. Bei mehreren tausend Mitarbeitern, die einzeln abgelichtet werden sollen, gestaltet sich eine händische und individuelle Terminfindung, bspw. über Telefon, äußerst komplex.

Unsere Aufgabenstellung

Was soll die Individualsoftware leisten?

Wir helfen Ihnen beispielsweise bei der Koordinierung und Abwicklung von mehreren Fotoshootings von großen und mittleren Unternehmen mit rund 3000 Mitarbeitern. Der zeitliche Aufwand für eine Terminabsprache wird sowohl auf Seiten des Projektmanagements, als auch auf Seiten der Mitarbeiter minimiert. Das Ergebnis: Zeitersparnis durch einfaches und automatisiertes Projektmanagement bei Terminfindungsplanungen - Terminfindung & Projektmanagement leicht gemacht.

Unsere Softwarelösung

Wie können EXWEs Webentwickler helfen?

Unser Terminplanungstool schickt jedem vordefinierten Mitarbeiter automatisch eine Einladung zur Terminfindung via E-Mail. Die Adressaten können sich anschließend einen Termin aus einer Anzahl vorgegebener Terminslots aussuchen. Dies erleichtert den Ablauf und spart Zeit – sowohl für den Fotografen, als auch für alle eingebundenen Mitarbeiter.
Zusätzlich werden Adressaten nach vorgegebenen Zeitraum dazu aufgefordert, sich für den Termin einzutragen – völlig automatisiert. Während des Prozesses wird für die planende Person zusätzlich ein aktueller Projektstatus bereitgestellt.

Beispielsituation Gesundheitstag

Sie planen einen Gesundheitstag in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Gesundheitschecks. Sie haben dies womöglich bisher über zwei Wege ganz klassisch geregelt: per E-Mail-Anmeldung oder per Telefonanmeldung. Bei einer Vielzahl an Mitarbeitern ist es schwer, hier den Überblick zu behalten. Schnell schleichen sich Fehler ein oder es entstehen Terminüberschneidungen. Das führt zu Frustration, Mehrarbeit durch Strukturierungsaufwand und dazu, dass immer weniger Mitarbeiter zu den Veranstaltungen kommen als gewünscht. Eine äußerst komplizierte Sache, bei welcher wir Ihnen komplett unter die Arme greifen und es Ihnen sehr einfach machen.

Unsere Aufgabenstellung

Was soll die Individualsoftware leisten?

Ihre Aufgabe: alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen darüber zu informieren und sie einzuladen. Wie wird dabei jedoch sichergestellt, dass sich alle Interessierten anmelden, ohne dass es terminliche Überschneidungen gibt? Und wie wird dabei garantiert, dass alle Mitarbeiter nach und nach zu den Checks kommen, ohne ihre Arbeitszeit dafür unterbrechen zu müssen und Schlange zu stehen? Das Ergebnis: eine strukturierte, individuelle und saubere Planungsausführung, sowie ein Arbeitszeitersparnis bei jedem Mitarbeiter.

Unsere Softwarelösung

Wie können EXWEs Webentwickler helfen?

Wir liefern Ihnen eine Plattform, die jeden Mitarbeiter ganz bequem durch einen vordefinierten Terminplan führt, bei welchem sie ganz bequem auswählen können, welche Gesundheitschecks sie zu welcher Zeit wahrnehmen möchten. Dabei wird sichergestellt, dass es keine zeitlichen Überschneidungen gibt. Zusätzlich bietet das Tool die Möglichkeit, automatisierte Erinnerungen an diejenigen zu schicken, die sich noch nicht angemeldet haben. Die veranstaltende Person bekommt durch den CSV-Report jederzeit einen Einblick in den Status der Anmeldungen.