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Optimales Wachstum unterstütz durch Individualsoftware


WIE UNS INDIVIDUALSOFTWARE GEHOLFEN HAT 

In unserem letzten Blogpost haben wir dir bereits die Grundlagen der Indivialsoftware näher gebracht. Dieses mal möchten wir näher darauf eingehen, wie uns unsere Custom CRM-ERP-Time-Tracking-Sales-Projektmanagement-Lösung (!)  beim Wachstum unseres Unternehmens hilft. Wir bei EXWE sind leidenschaftliche Digitalisierer und nahezu besessen davon Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Daher haben wir eine Software entwickelt um unsere internen Agenturprozesse so schlank wie möglich zu bauen. Seit unserer Firmengründung 2016 ist EXWE gewachsen und auch die Anforderungen an unsere Unternehmenssoftware hat sich im Laufe der Jahre verändert. Unsere Software ist Schritt für Schritt mit uns gewachsen, wurde erweitert und optimiert. Features unserer Individalsoftware sind:

Zeiterfassung CRM  Projektbudgetierung  Projektmanagement & -controlling  Ressourcenplanung  Angebotsplanung und -erstellung  Urlaubsplanung  Sales Pipeline  G+V Statistiken  Internes CMS  Onlineshop Management 

Wenn wir einen Prozess sehen der uns Zeit klaut, schauen wir uns in der Regel zunächst nach Standardsoftware um und evaluieren ob sie für uns sinnvoll ist.  Wir nutzen beispielsweise Asana für taskbasiertes Projektmanagement - hier geht es zu unserem Blogpost zu dem Thema. Sehr häufig kommen wir aber an den Punkt, dass die Vorteile der Standardsoftware nicht mit den Vorteilen einer maßgeschneiderten Programmierung mithalten können. Warum genau das so ist, wollen wir euch anhand der verschiedenen Faktoren Preis, Zentralisierung und Sonderfälle näher bringen.  FAKTOR 1: PREIS   Standardsoftware kann viel und ist häufig im Einstiegstarif verhältnismäßig günstig (Beispiel Hubspot Starter: 36,80 € / Monat). Will man alles abbilden, was ein Unternehmen so benötigt kommt einiges zusammen - Hubspot als CRM-Tool, Asana für das Projektmanagement und TrackingTime für die Zeiterfassung der Mitarbeiter

  • Zeiterfassung 
  • CRM
  • Projektbudgetierung 
  • Projektmanagement
  • Ressourcenplanung
  • Angebotsplanung und -erstellung
  • >Urlaubsplanung
  • Sales Pipeline
  • Internes CMS
  • Onlineshop Management

Wenn wir einen Prozess sehen der uns Zeit klaut, schauen wir uns in der Regel zunächst nach Standardsoftware um und evaluieren ob sie für uns sinnvoll ist.  Wir nutzen beispielsweise Asana für taskbasiertes Projektmanagement - hier geht es zu unserem Blogpost zu dem Thema.Sehr häufig kommen wir aber an den Punkt, dass die Vorteile der Standardsoftware nicht mit den Vorteilen einer maßgeschneiderten Programmierung mithalten können. Warum genau das so ist, wollen wir euch anhand der verschiedenen Faktoren Preis, Zentralisierung und Sonderfälle näher bringen.

FAKTOR 1: PREIS

Standardsoftware kann viel und ist häufig im Einstiegstarif verhältnismäßig günstig (Beispiel Hubspot Starter: 36,80 € / Monat). Will man alles abbilden, was ein Unternehmen so benötigt kommt einiges zusammen - Hubspot als CRM-Tool, Asana für das Projektmanagement und TrackingTime für die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

  Beispielrechnung einer SaaS - Sammlung (Software as a Service)  
    Hubspot Professional Suite (monatlich) 1.176,00 €
    Asana  Business 24,99 €
    Tracking Time (monatlich / pro Nutzer) 5,00 €
    Zapier Professional (monatlich) 50,00 €
    Initiale Einrichtung / Konfiguration /
  Bei einem Startup mit 7 Mitarbeitern  pro Monat 1.436,00 €

Aufs Jahr gerechnet fallen, ohne die Kosten für die Einrichtung der einzelnen Dienste mit einzubeziehen, Kosten in Höhe von 17.232,00 € an. Allerdings wachsen die Kosten linear zum Wachstum eines Unternehmen mit - bei mehr Mitarbeitern steigen natürlich auch die Kosten der SaaS-Sammlung eines Unternehmens.  

FAKTOR 2: ZENTRALISIERUNG

Integration zwischen den einzelnen System ist möglich, bedarf aber wiederum einer weiteren Plattform (z.B. Zapier). Deine Mitarbeiter müssen somit durch verschiedene Webanwendungen navigieren um alle Informationen zusammen zu bekommen.

FAKTOR 3: SONDERFÄLLE

Manche organisatorischen Probleme sind so individuell, dass es gar keine Standardlösung am Markt gibt, die das Problem vernünftig abdeckt. Als Beispiel können wir Resourcenplanung nennen - bei vielen kleinen Supportprojekten, sowie kleinen bis großen Softwareprojekten. Als Beispiel können wir Resourcenplanung nennen - in unserem Fall haben wir keine Lösung gefunden mit der wir vernünftig unsere Kapazitäten bei der Mischung bei vielen kleinen Supportprojekten, sowie kleinen bis großen Softwareprojekten abbilden und planen bzw. forecasten können.    

Alternative gibt es noch All-In-One Lösungen wie Salesforce / SAP. Allerdings können hier die Kosten schnell aus dem Ruder geraten. Initiale Customization kostet laut Google zwischen 10.000 € und 100.000 €. Hinzu kommen die laufende Kosten - alleine die Sales und Service Cloud kosten in der Enterprise Edition schon zusammen 300€ pro Monat und das pro User! Diese Lösung würde sich somit nur für Mittelständer rechnen. Für kleiner Unternehmen oder Startups kommen All-In-One Lösungen kostentechnisch nicht in Frage.

NACHTEILE INDIVIDUALSOFTWARE

Natürlich gibt natürlich auch Nachteile bei der Individualsoftware. Maßgeschneiderte Lösung erzeugen andere Kosten - durch die initiale Entwicklung, agile Weiterentwicklung und Bugfixes. Außerdem müssen  Prozesse selber erarbeiten und fangen bei der Entwicklung bei null an. Bei einer Standardsoftware kann man hingegen vorgefertigten Prozessen folgen. Wenn eine Individualsoftware unprofessionell entwickelt oder schlecht dokumentiert wurde, entsteht eine Abhängigkeit zum Dienstleister - bei jedem Problem muss dieser zu Rate gezogen werden und Fehler ausgleichen. Dadurch entstehen im schlimmsten Fall erneute Kosten.  FAZIT   Für uns ist unsere Custom Lösung aktuell perfekt für unsere Wachstumsphase. Sie spart Arbeitszeit und laufende Kosten, die in andere Innovationen investiert werden können. Neue Prozesse oder Änderungen in Prozessen können in kürzester Zeit umgesetzt werden, um flexibel zu bleiben und stets auf Veränderungen im Geschäft reagieren zu können. Gerade wenn dein Unternehmen wächst, macht es Sinn, sich über den Einsatz und die Entwicklung einer Individualsoftware Gedanken zu machen. Kalkuliere die Kosten, die in Zukunft auf dich zukommen und suche dir einen Dienstleister, der dir bei der Entwicklung gut zur Seite steht und dich ausreichend berät. Falls Du weitere Fragen zu dem Thema hast, helfen wir dir gerne weiter.

Lisa Schulz
Lisa Schulz
vom 16.10.20 um 13:01

Hallo, mein Name ist Lisa. Ich betreue das EXWE Backoffice und bin für unsere Social-Media Kanäle zuständig. All unsere Artikel sollen dir das Leben erleichtern und eine Entscheidungshilfe sein. Trotzdem kann es mal vorkommen, dass etwas unklar bleibt, daher: Wenn du Fragen zu diesem Artikel hast erreichst du mich ganz einfach unter +49 231 93149827




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