Applicantenbeheer / ATS laten programmeren: Kosten en proces in een oogopslag

Aangepaste programmering of standaard ATS? Veel bedrijven stellen zichzelf deze vraag in hun zoektocht naar optimale oplossingen voor sollicitantenbeheer. Dit artikel biedt duidelijke argumenten voor maatwerk, schetst het ontwikkelproces en geeft u een realistisch kader voor de kosten die ermee gemoeid zijn. Dit artikel helpt je om de noodzakelijke stappen te bepalen om je HR-processen te optimaliseren door ATS-programmering op maat.

De belangrijkste zaken op een rijtje

• Het programmeren van uw eigen ATS biedt optimalisatie van HR-processen, tijd- en kostenbesparingen en verbetering van het werkgeversimago, terwijl een inefficiënt systeem kan leiden tot problemen zoals een hoog uitvalpercentage en een hogere werkdruk.
• Belangrijke selectiecriteria voor een serviceprovider zijn hun ervaring en referenties, communicatie- en samenwerkingsvaardigheden, evenals transparante en begrijpelijke prijzen met een duidelijk kostenoverzicht en een beschrijving van de service.
• De ontwikkeling van een sollicitantvolgsysteem omvat de fasen planning, realisatie, testen, implementatie, onderhoud en ondersteuning, waarbij juridische aspecten en gegevensbescherming een centrale rol spelen.

Waarom een applicant management / ATS laten programmeren?

Het programmeren van uw eigen applicant management systeem / ATS kan veel voordelen bieden. Door het centraal opslaan en beheren van sollicitantengegevens en personeelsadvertenties kunt u als bedrijf uw HR-processen optimaliseren en zowel tijd als geld besparen. De voordelen van een eigen ATS zijn

• Gecentraliseerde opslag en beheer van sollicitatiegegevens en personeelsadvertenties
• Optimalisatie van HR-processen
• Tijd- en kostenbesparingen
• Automatisering van processen zoals communicatie met sollicitanten, afspraken en documentbeheer
• Vermindering van werkdruk en verhoging van efficiëntie
• Verbetering van het werkgeversimago door een efficiënt en effectief sollicitatieproces

Een effectief ATS-systeem positioneert het bedrijf als een aantrekkelijke werkgever voor een droombaan. Maar het zijn niet alleen de voordelen die het vermelden waard zijn. Inefficiënt sollicitantenbeheer kan leiden tot de volgende problemen:

• Complexe en inefficiënte oplossingen die het moeilijk maken om overzicht te houden en het beheer van sollicitanten belemmeren
• Hoog uitvalpercentage tijdens het sollicitatieproces
• Verwarring bij binnenkomende sollicitaties
• Vertragingen in HR-processen
• Hogere werkdruk voor HR-professionals

Het is daarom essentieel om een efficiënt en op maat gemaakt sollicitantenbeheersysteem te implementeren.

De juiste serviceprovider kiezen

Bij het kiezen van een serviceprovider voor het programmeren van een sollicitantvolgsysteem moeten verschillende factoren in overweging worden genomen. Ervaring en referenties, communicatie en samenwerking en de prijs spelen een doorslaggevende rol.

Ervaring en referenties

De ervaring en referenties van een serviceprovider zijn van groot belang bij het beoordelen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van hun werk. Een ervaren dienstverlener moet het wervingsproces van vacature tot selectie ondersteunen en professionele systemen bieden die de HR-afdeling ondersteunen tijdens het hele sollicitatieproces. De tijd dat een ATS service provider al actief is, is niet het enige criterium. De ervaring van een ATS service provider hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal klanten, het aantal geïmplementeerde projecten en de ervaring in de sector.

Naast ervaring zijn ook de referenties van een serviceprovider belangrijk. Deze kunnen aantonen dat de dienstverlener al succesvol heeft samengewerkt met andere klanten en heeft geholpen om het aanvraagproces te optimaliseren. Het is daarom raadzaam om de beoordelingen en ervaringen van andere werkgevers in overweging te nemen om de softwarekeuze te vergemakkelijken.

Communicatie en samenwerking

Goede communicatie en samenwerking tussen het bedrijf en de dienstverlener zijn essentieel voor het succes van het project. Bij de communicatie en samenwerking met een dienstverlener is het essentieel dat alle communicatie met kandidaten wordt gecentraliseerd en georganiseerd. Het is ook cruciaal om overzicht te houden over alle lopende processen en om de communicatie efficiënt te coördineren. Het gebruik van geautomatiseerde communicatie via vooraf gedefinieerde berichten kan helpen om te voorkomen dat antwoorden worden vergeten en om sollicitanten tijdig te informeren.

Voor een succesvolle samenwerking zijn communicatietools zoals software voor het beoordelen en controleren van inhoud, projectmanagementsoftware en instant messaging tools cruciaal, omdat ze nauwkeurige en transparante communicatie mogelijk maken en virtuele projectomgevingen bieden voor efficiënte samenwerking en productiviteit. Ondanks de beste hulpmiddelen kunnen er communicatieproblemen ontstaan. Deze kunnen worden voorkomen door open communicatie en het vroegtijdig opsporen en corrigeren van communicatiefouten.

Prijzen

De prijs voor het programmeren van een sollicitantvolgsysteem kan variëren afhankelijk van de serviceprovider. Sommige bieden hun software gratis aan, terwijl andere tegen betaling extra diensten aanbieden zoals ondersteuning bij het werven. Het is daarom raadzaam om de prijzen en diensten van verschillende aanbieders te vergelijken om een eerlijk en redelijk aanbod te vinden dat de gewenste prestaties levert op het gebied van sollicitantenbeheer.

Een kostenvoorstel moet een gedetailleerde beschrijving van de functies bevatten, een gedetailleerd overzicht van de ontwikkelings-, implementatie- en onderhoudskosten, een duidelijk tijdschema voor het project en informatie over mogelijke extra kosten zoals licentiekosten of training. In deze context is het belangrijk om vragen te stellen die de geschiktheid van de serviceprovider voor het programmeren van een sollicitantvolgsysteem beoordelen, zoals welke functies zijn opgenomen in de app of software, hoe ondersteuning en onderhoud zijn georganiseerd en wat de initiële en lopende kosten zijn.

Projectbeheer en ons softwareontwikkelingsproces

Zodra de juiste serviceprovider is geselecteerd, begint de softwareontwikkeling. Het proces omvat plannings-, realisatie-, test- en implementatiefasen, evenals onderhoud en ondersteuning.

Planningsfase

In de planningsfase van softwareontwikkeling voor een aanvraagbeheersysteem worden de vereisten en doelstellingen van het project gedefinieerd en wordt een projectplan opgesteld. Duidelijk gedefinieerde vereisten en een gedetailleerde planning zijn hier cruciaal. Aanbevolen methoden en praktijken in de planningsfase zijn onder andere het gebruik van een procesmodel voor projectplanning, het gebruik van agile ontwikkelingsmethoden en de modulaire structuur van de software.

De duur van de planningsfase voor een applicant tracking system / ATS project kan variëren. Het kan zes maanden duren om een nieuw ATS te evalueren en te selecteren en 12 tot 18 maanden om een nieuw ATS te implementeren.

Implementatiefase

Tijdens de implementatiefase van het ontwikkelen van software voor het volgen van sollicitanten / ATS-systemen is het belangrijk om de specifieke stappen te overwegen om het hele wervingsproces effectief af te handelen, inclusief het ontwikkelen en aanpassen van de software om te voldoen aan de unieke loopbaanbehoeften van het bedrijf. Enkele van de technologieën die het meest geschikt zijn voor het ontwerpen van een effectief applicant tracking system / ATS zijn HR-software, cv-databases, diverse digitale / online technologieën en apps, waaronder webapps.

Hoewel de implementatiefase spannend is, kan deze ook een aantal uitdagingen met zich meebrengen. Communicatieproblemen, zoals misverstanden in de definitie van vereisten, onduidelijke informatie over de voortgang van het project of gebrek aan communicatie over wijzigingen, kunnen voorkomen. Deze kunnen worden voorkomen door open communicatie en het in een vroeg stadium herkennen en herstellen van communicatiefouten.

Test- en implementatiefase

Nadat de software is ontwikkeld en aangepast aan de behoeften van het bedrijf, volgt de test- en implementatiefase. In deze fase wordt het systeem grondig getest om er zeker van te zijn dat het goed werkt en aan de vereisten voldoet. Bij het implementeren van het systeem is het erg belangrijk dat de software wordt geïntroduceerd bij de werknemers en dat hen wordt getoond hoe ze het moeten gebruiken.

De test- en implementatiefase van het programmeren van een ATS strekt zich meestal uit tot de live-fase onder toezicht van het implementatieteam. Het is daarom belangrijk om een gedetailleerd implementatieplan te hebben dat alle noodzakelijke stappen omvat, van de selectie van het systeem tot de training van de werknemers.

Onderhoud en ondersteuning

Als het applicant tracking system eenmaal is geïmplementeerd, is het werk nog niet gedaan. Een belangrijk aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien, is het onderhoud en de ondersteuning van het systeem. Regelmatige updates en onderhoud zijn essentieel om de prestaties en veiligheid van het sollicitantvolgsysteem te garanderen.

De serviceprovider moet ook ondersteuning bieden, waaronder het vereenvoudigen en stroomlijnen van het wervingsproces, wervingsondersteuning en geautomatiseerde communicatie met sollicitanten. Bij technische problemen of vragen over het gebruik van het systeem moet een geavanceerde klantenservice beschikbaar zijn om gebruikers te helpen en hun vragen te beantwoorden.

Kostenfactoren bij het programmeren van een applicant tracking system / ATS

Naast de functionele aspecten zijn de kosten natuurlijk ook een belangrijk aspect bij het implementeren van een sollicitantvolgsysteem. De kosten voor het programmeren van een dergelijk systeem hangen af van verschillende factoren, waaronder de complexiteit, de omvang en de duur van het project.

Complexiteit van het project

De complexiteit van een project kan van invloed zijn op de kosten. Naarmate de complexiteit toeneemt, nemen ook de middelen en de tijd toe die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. De omvang en complexiteit van specifieke systemen variëren afhankelijk van de eisen van de organisatie. Daarom kunnen een hoge complexiteit en een breed scala aan functies leiden tot hogere kosten.

Het is echter mogelijk om de complexiteit van een sollicitantenbeheersysteem te verminderen om kosten te besparen. Een tool die het wervingsproces vereenvoudigt en sollicitaties op één platform controleert, kan helpen om de complexiteit van een sollicitantenbeheersysteem te verminderen.

Reikwijdte van het project

De reikwijdte van het project speelt ook een belangrijke rol bij het bepalen van de kosten. Veranderingen in de reikwijdte van het project kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de kosten van een project. Hoe uitgebreider het project is, hoe langer het meestal duurt om te implementeren, wat kan leiden tot hogere kosten.

Het is echter belangrijk om de reikwijdte van het project effectief te beheren om de kosten te beheersen. Dit omvat het beoordelen van de werkelijke kosten van het project en het toepassen van kostenbeheersingstechnieken.

Duur van het project

De duur van het project heeft ook een directe invloed op de kosten. Een langere projectduur kan leiden tot een stijging van de kosten, vooral als het werk dat nodig is om de projectdoelen te bereiken langer duurt. De duur van een ATS-programmeerproject kan worden beïnvloed door verschillende factoren, zoals

• de complexiteit van het project
• het aantal gewenste functies
• de beschikbaarheid en ervaring van de ontwikkelaars
• de efficiëntie van de communicatie tussen de projectdeelnemers
• eventuele technische uitdagingen.

Het is echter mogelijk om de duur van een project voor het programmeren van applicatiebeheer in te korten om kosten te besparen. Methoden zoals:

• het gebruik van agile ontwikkelingsmethoden
• het project opsplitsen in kleinere, beheersbare taken
• het gebruik van bestaande softwareoplossingen
• samenwerking met ervaren ontwikkelaars
• kunnen helpen om de duur van een project voor het programmeren van het beheer van sollicitanten te verkorten.

Juridische aspecten en gegevensbescherming voor sollicitantenbeheer / ATS-systemen

De ontwikkeling van een sollicitantvolgsysteem is niet alleen een technische taak, maar ook een juridische uitdaging. Daarom moet bij de ontwikkeling van een dergelijk systeem rekening worden gehouden met verschillende juridische aspecten en voorschriften voor gegevensbescherming.

In Duitsland regelen de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Federal Data Protection Act (BDSG) de gegevensbescherming en daarmee de wettelijke regels voor sollicitantenbeheersystemen in verschillende beroepen. De GDPR bepaalt dat systemen voor het beheren van sollicitanten een goed gestructureerd sollicitatieproces mogelijk moeten maken en persoonlijke gegevens moeten verwerken in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming. Overtredingen van deze bepalingen kunnen leiden tot hoge boetes en, in ernstige gevallen, gevangenisstraf.

Sollicitantenbeheersystemen moeten daarom bijdragen aan het waarborgen van de rechten van sollicitanten op het gebied van gegevensbescherming door de toestemming van sollicitanten te verkrijgen voor het verwerken van hun gegevens, gegevens veilig op te slaan en over te dragen en zich te houden aan bewaartermijnen.

Tips voor succesvolle samenwerking

Een succesvolle samenwerking tussen een bedrijf en een dienstverlener vereist duidelijke communicatie, realistische verwachtingen en een goede planning. Het is belangrijk dat beide partijen op dezelfde golflengte zitten en een gemeenschappelijk begrip ontwikkelen van doelen en verwachtingen. Regelmatige vergaderingen en duidelijke communicatiekanalen zijn belangrijk om misverstanden te voorkomen en het gevoel van samenwerking te behouden.

Een goede planning voor een succesvolle samenwerking tussen organisaties en dienstverleners omvat duidelijke communicatie en de volgende stappen:

1. Projectdefinitie
2. Eisen opstellen
3. Systeemontwerp
4. implementatie
5. Testen
6. Inbedrijfstelling en ontwerpintegratie

Het is ook belangrijk dat beide partijen rekening houden met de specifieke functies en taken van de individuele medewerkers.

Samenvatting

Het programmeren van een applicant tracking system / ATS is een complexe taak waarbij met veel factoren rekening moet worden gehouden. Van het selecteren van de juiste serviceprovider tot planning, implementatie, onderhoud en ondersteuning, er zijn veel stappen nodig om een efficiënt en effectief systeem te ontwikkelen dat het wervingsproces optimaliseert, kosten en tijd bespaart en het imago van de werkgever verbetert.

Maar ondanks de uitdagingen en kosten is investeren in een op maat gemaakt sollicitantenbeheersysteem de moeite waard. Met de juiste planning, een ervaren dienstverlener en duidelijke communicatie kan het project succesvol worden geïmplementeerd ten voordele van het bedrijf en zijn werknemers. Wilt u uw HR-proces optimaliseren met een op maat gemaakt applicant management system / ATS? Dan helpen we u graag met de planning, ontwikkeling en implementatie.