Digitalisering van KMUS: waarom het zo belangrijk is

Digitalisering, of digitale transformatie of revolutie, brengt veranderingen teweeg op veel gebieden in de samenleving. Nieuwe technologieën worden gebruikt in het bedrijfsleven, de politiek en het onderwijs, maar ook op het gebied van cultuur. Het wordt een uitdaging voor kleine en middelgrote bedrijven om de ontwikkelingen bij te houden en niet achter te blijven met alle gevolgen van dien. In dit artikel leggen we kort uit waarom digitalisering zo belangrijk is voor het MKB, hoe individuele software daar gebruikt kan worden en welke ondersteuning de overheid biedt. Als je nog vragen hebt of ondersteuning nodig hebt bij je digitaliseringsproces en het aanvragen van overheidsfinanciering, helpen we je graag!

Leestijd 6 min

1. We leggen uit wat mkb-bedrijven eigenlijk zijn en wat precies wordt bedoeld met digitalisering
2. We geven je ook redenen waarom digitalisering belangrijk is voor jou en je bedrijf
   1. We belichten de voordelen van digitalisering
3. Wat kan er gebeuren als je niet wilt digitaliseren?
4. We laten je zien hoe je eenvoudig kunt beginnen met de digitale overgang in je bedrijf
   1. We hebben een handleiding voor je met vier stappen
5. Je ontdekt ook hoe software op maat kan helpen bij digitalisering
   1. en welke gebieden van uw bedrijf bijvoorbeeld gedigitaliseerd kunnen worden
   2. We hebben ook de voordelen van digitaliseringssoftware voor uw digitaliseringsproces uitgelicht
6. Meer informatie over overheidsfinanciering
   1. Financiering met "Go Digital
7. De onderste regel
8. FAQ: Vragen en antwoorden
   1. Wat is een digitaliseringspremie?
   2. Wat is een innovatielening?
   3. Biedt de BMWK financiering voor KMO's?

Uitleg van de begrippen

KMO = In Duitsland zijn KMO's zowel kleine bedrijven als kleine en middelgrote ondernemingen. Dit is zelfs gedefinieerd in een aanbeveling van de EU (2003/361). Ter oriëntatie: uw bedrijf telt als KMO als het minder dan of precies 249 werknemers heeft. Bovendien moet de jaarlijkse omzet minder dan 50 miljoen euro bedragen.

Digitalisering = Digitalisering is een zeer algemene term die aanvankelijk vooral werd gebruikt in verband met de omzetting van analoge documenten naar digitale inhoud. Het wordt nu ook gebruikt als het gaat om het laten overnemen van bedrijfsprocessen door nieuwe technologieën en dus het automatiseren van werkgebieden.

Waarom is digitalisering belangrijk in KMO's?

Naarmate technologieën zich blijven ontwikkelen, neemt ook de vraag naar digitalisering voor kleine en middelgrote ondernemingen in Duitsland toe. Om bij te blijven is het belangrijk dat terugkerende bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. Het gebruik van software op maat kan taken vereenvoudigen en middelen besparen. Bedrijven die niet of nog niet betrokken zijn bij dit proces, hebben een groot nadeel.

De transformatie van MKB-bedrijven leidt ook tot een betere vindbaarheid. Potentiële kopers worden zich bewust van een product of dienst door online aanwezigheid. Volgens een onderzoek van Statista gebruiken 25,2 miljoen Duitsers het internet elke dag om informatie te zoeken. Als uw bedrijf daar niet te vinden is, is een potentiële klant simpelweg verloren.
Je kunt zien waarom digitalisering ook belangrijk is en hoe het je kan helpen in je bedrijf door naar de volgende voordelen te kijken:

De voordelen van digitalisering

• Communicatie met klanten kan worden vereenvoudigd
• Werkprocessen worden vereenvoudigd en in sommige gevallen volledig geautomatiseerd
• Informatie kan snel en vrij toegankelijk worden gemaakt voor iedereen, dus ook voor thuiswerken
• Kosten kunnen omlaag omdat bijvoorbeeld het gebruik van papier niet meer nodig is
• Meer zichtbaarheid, bekendheid en toegankelijkheid door online aanwezigheid
• Meer mogelijkheden om potentiële kopers te genereren
• Softwareontwikkeling op maat kan inspelen op de individuele behoeften van het bedrijf en bedrijfsprocessen optimaliseren

Probleem "Geen zin in digitalisering

Als uw bedrijf nog niet is gedigitaliseerd en u minder zin hebt om digitalisering in uw bedrijf te stimuleren, dan kan er binnenkort een nieuw probleem voor u ontstaan. Naarmate de digitalisering vordert in alle economische, educatieve en culturele sectoren, ontstaat er een bepaalde verwachting bij uw potentiële kopers. Dit komt omdat klanten nu zeer goed verbonden zijn, de weg weten op het internet en nieuwe technologieën gebruiken in hun dagelijks leven. Ze verwachten een allround betrouwbare service die oplossingen op maat biedt. Bovendien moet informatie altijd vrij toegankelijk zijn, vragen moeten snel worden beantwoord, leveringstermijnen moeten worden nagekomen en statusupdates moeten worden verstrekt, en nog veel meer. Je kunt nauwelijks aan deze eisen voldoen als je sommige bedrijfsprocessen niet digitaliseert of automatiseert.

Je moet er goed over nadenken of je digitalisering wel wilt aanpakken. Hieronder leggen we ook uit wat de beste manier is om te beginnen, hoe software op maat kan helpen bij digitalisering en welke overheidssubsidies beschikbaar zijn om het proces financieel gemakkelijker voor je te maken.

Hoe u digitalisering in uw bedrijf kunt starten

Je begint niet meteen met de volledige digitalisering van je bedrijf. Digitalisering is eerder een geleidelijk proces dat voortdurend plaatsvindt. Zelfs in een goed gedigitaliseerd bedrijf zijn er altijd bouwplaatsen en mogelijkheden voor verbetering. Dit moet u echter niet afschrikken of afschrikken. Hoe meer stappen je neemt, hoe beter je vertrouwd raakt met nieuwe onderwerpen en hoe beter je ze kunt implementeren voor je bedrijf. En als je er alleen niet uitkomt, zijn er altijd experts die je graag ondersteunen bij de digitalisering. In de meeste gevallen zijn externe adviseurs ook veel beter in staat om de gebieden te identificeren waar digitalisering nog nodig is. Ze moeten uw bedrijf bekijken om te zien welke gebieden gedigitaliseerd moeten worden en in welke volgorde.

Zodra duidelijk is welke afdelingen en gebieden gedigitaliseerd moeten worden en er een volgorde is vastgesteld, is de volgende stap het identificeren van de afzonderlijke kleine stappen die genomen moeten worden om een gebied volledig te digitaliseren. De focus ligt hierbij op welke processen kunnen worden gedigitaliseerd, welke onderdelen moeten worden toegevoegd en welke vaardigheden vereist zijn. Je moet jezelf altijd kleine doelen stellen voor de implementatie, omdat dit de motivatie bevordert en voorkomt dat je medewerkers overweldigd raken.

We hebben een korte gids samengesteld om u een beter overzicht te geven. Het zal u helpen om de digitalisering in uw bedrijf stap voor stap aan te pakken. In het begin kunnen alle taken overweldigend lijken. We raden u aan om u altijd op één taak tegelijk te concentreren. Werk eerst één taak in uw bedrijf af voordat u verder gaat met de volgende. En zo kunt u digitalisering implementeren:

Vier stappen om digitalisering te starten

1. Wat is de huidige status van digitalisering in uw bedrijf?

De digitalisering van uw bedrijf is een geleidelijke verandering van kleine processen. U hoeft zich geen zorgen te maken dat de transformatie uw hele bedrijf zal veranderen. Je kunt het meer zien als individuele taken of processen die worden vereenvoudigd of geautomatiseerd. In plaats van documenten te archiveren, slaat u ze bijvoorbeeld op in een database.

Om met digitalisering te beginnen, moet u eerst de huidige status controleren. Welke gebieden zijn misschien al gedigitaliseerd en welke kun je meteen aanwijzen die dringend gedigitaliseerd moeten worden? Bedrijven beginnen meestal met interne digitalisering of met de intentie om zo papierloos mogelijk te werken.

2 Is uw bedrijf voorbereid op digitalisering?

Er moeten nu voorbereidingen worden getroffen om van digitalisering een succes te maken. Verschillende criteria moeten in overweging worden genomen. Ten eerste moet u bepalen of de omschakeling in uw bedrijf alleen kan worden uitgevoerd of dat u liever deskundigen raadpleegt. Afhankelijk van de afdeling en het gebied kunnen dit bijvoorbeeld softwareontwikkelaars of IT-beveiligingsexperts zijn. Kijk ook eens naar uw concurrenten in uw branche. Hoe hebben zij digitalisering geïmplementeerd? U wilt tenslotte niet achterblijven. Een ander punt is om informatie in te winnen over de nieuwste innovaties. Staat de markt misschien op het punt om een nieuwe technologie te lanceren? Zo ja, dan kan het de moeite waard zijn om dit moment af te wachten voordat de digitalisering van uw bedrijf binnen zeer korte tijd niet meer in lijn is met de nieuwste ontwikkelingen.

3. welke gebieden moeten het eerst worden gedigitaliseerd?

Zoals hierboven vermeld, moeten eerst alle gebieden worden geïdentificeerd die moeten worden gedigitaliseerd. In de volgende stap worden deze dan een voor een doorlopen. Om dit te doen, moet je nadenken over een volgorde.

4 Hoe kunnen de afzonderlijke gebieden worden gedigitaliseerd?

Zodra je een volgorde hebt bepaald, moet je nadenken over hoe het eerste gebied als eerste kan worden gedigitaliseerd. Welke technische voorzorgsmaatregelen moeten er worden genomen? Is er externe hulp nodig en om welke medewerkers gaat het? Verzamel eerst alle taken en zet ze in een verstandige chronologische volgorde. Nu hoef je ze alleen nog maar achter elkaar af te werken. Als alle taken zijn uitgevoerd, kun je dit doen voor het volgende gebied totdat alle gebieden vanaf nul zijn gedigitaliseerd.

Hoe kan het gebruik van software op maat helpen bij digitalisering?

Digitalisering kan in uw bedrijf op verschillende manieren worden aangepakt. Eén methode is het gebruik van software om bijvoorbeeld interne processen te digitaliseren en de samenwerking tussen werknemers te vergemakkelijken. Afhankelijk van de bedrijfssector is standaardsoftware hier ook geschikt voor. Maatwerksoftware daarentegen richt zich op de eigen behoeften en eisen van het bedrijf. Aangepaste wensen en functies kunnen worden geïntegreerd en bieden het bedrijf de perfecte oplossing. In het volgende gedeelte kun je zien welke gebieden de moeite waard zijn om te digitaliseren met software op maat. We onthullen ook de andere voordelen van digitaliseringssoftware.

Op welke gebieden is digitalisering mogelijk of noodzakelijk?

Het is nu mogelijk om een bedrijf op veel gebieden te digitaliseren. Het is echter het meest noodzakelijk waar processen eenvoudig kunnen worden gedigitaliseerd en middelen zoals tijd en geld kunnen worden bespaard. Interne processen binnen een bedrijf zijn vaak het gemakkelijkst te implementeren. Dit is bijvoorbeeld de realisatie van een papierloos kantoor. Alle documenten en informatie worden alleen op een pc aangemaakt en opgeslagen. Facturen worden ook online en automatisch aangemaakt. Dit bespaart het bedrijf kosten, omdat het geen papier of opslagruimte voor mappen vol documenten meer nodig heeft, maar ook tijd, omdat facturen niet meer handmatig hoeven te worden aangemaakt. Alle processen waarvoor documenten nodig zijn en aangemaakt moeten worden, kunnen eenvoudig worden afgedekt met software op maat. Er zijn tegenwoordig zelfs genoeg dienstverleners die geschikte standaardsoftware voor facturering leveren. Voor maatwerkvereisten en -processen is het de moeite waard om contact op te nemen met een softwarebureau. In een gesprek kom je erachter wat voor jou het beste is. Een ander voordeel van een papierloos kantoor is dat bevoegde medewerkers altijd toegang hebben tot documenten. Ze hoeven hiervoor niet op locatie in het bedrijf te zijn, maar kunnen bijvoorbeeld ook vanuit hun thuiskantoor bij de bestanden.

Een andere digitale transformatiemogelijkheid voor KMO's is dat bedrijven die afspraken moeten toewijzen ook online afspraken kunnen toewijzen. Hiervoor bestaat al standaardsoftware die voor het betreffende bedrijf wordt gebruikt. Het is niet moeilijk om op te zetten en je geeft je klanten een snelle en eenvoudige manier om een afspraak te boeken. Soms is het zinvol om nog verder te denken. Als het een schoonheidssalon is die online afspraken mogelijk wil maken, dan is het een idee om ook een passende online shop op te zetten. Als je eenmaal bezoekers op je website hebt, kun je misschien wel een extra bron van inkomsten genereren.

Natuurlijk zijn er ook onderdelen van je bedrijf die je kunt digitaliseren zonder software te gebruiken. Bijvoorbeeld door mensen in staat te stellen thuis te werken op die afdelingen waar dat zinvol is. Dit wordt steeds belangrijker, vooral tijdens de pandemie. De juiste middelen en veiligheidsmaatregelen zijn nodig om ervoor te zorgen dat thuiswerken soepel en veilig kan worden aangeboden. Er moet geschikte apparatuur beschikbaar zijn en de IT-beveiliging moet gegarandeerd zijn. Het gebruik van digitaliseringssoftware kan hier echter ook nuttig zijn. Hierdoor kunnen taken in het thuiskantoor beter worden verdeeld, kan de status van projecten worden gecontroleerd en kunnen werktijden worden nageleefd. Een CRM op maat kan hier zeker nuttig zijn, zelfs als er momenteel geen CRM wordt gebruikt.

Verdere digitaliseringsmogelijkheden ontstaan op gebieden zoals logistiek, waar magazijnsystemen het bijhouden van voorraden overbodig maken, of op het gebied van gegevensverwerking en administratie, waar databases kunnen helpen om personeelsgegevens beter te structureren. De detailhandel kan ook worden gedigitaliseerd door een extra online winkel te openen met verschillende betaalmogelijkheden.

Voordelen van digitaliseringssoftware op maat

• Software op maat kan direct worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf en de digitalisering snel vooruit helpen
• Maatsoftware bespaart vaak kosten en middelen omdat het bedrijfsprocessen optimaliseert
• Wanneer u met een softwarebureau werkt, hebt u een competente contactpersoon die vertrouwd is met digitalisering
• Software op maat kan na verloop van tijd verder worden geoptimaliseerd, aangepast en uitgebreid
• Vooral tijdens de pandemie van het coronavirus is het noodzakelijk geworden om bepaalde processen te digitaliseren - met software op maat kan het probleem van het coronavirus worden aangepakt en kunnen hygiënenormen worden gehandhaafd.
• De software op maat richt zich op bekende problemen en processen, zodat werknemers nauwelijks tijd nodig hebben om ermee vertrouwd te raken.

Subsidies voor KMO's

De overheid biedt KMO's ook financieringsprogramma's voor digitalisering. Als u digitaliseringsmaatregelen plant voor uw bedrijf, moet u de financieringsprogramma's eens goed bekijken. Een van deze financieringsprogramma's is "Go Digital". Sommige van onze klanten maken al gebruik van dit financieringsprogramma om hun positie op het gebied van software op maat of online winkels te verbeteren. In de volgende sectie vertellen we je alles wat je moet weten over het financieringsprogramma. We nodigen je ook graag uit voor een eerste gesprek om je digitaliseringsdoelen te bespreken en de financieringsopties door te nemen.

Ga digitaal

Het financieringsprogramma "Go Digital" is gericht op het MKB en ambachtelijke bedrijven. Het ondersteunt het project om bedrijfsprocessen te digitaliseren en zo te optimaliseren. Hiervoor is financiering van 30 dagen met een dagtarief tot 1.100 euro mogelijk. Hiervoor moet een zogenaamde hoofdmodule gecombineerd worden met een secundaire module. Modules kunnen zijn: "Gedigitaliseerde bedrijfsprocessen", "Digitale marktontwikkeling" en "IT-beveiliging". Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, heeft het bedrijf recht op een subsidie van 50% van de projectkosten. Dit komt neer op een subsidie van 16.500 euro als de projectkosten in totaal 33.000 euro bedragen.

Een bedrijfsgrootte van minder dan 100 werknemers is een voorwaarde voor financiering met Go Digital. Daarnaast mag de jaarlijkse omzet of het jaarlijkse balanstotaal in het jaar voordat het contract wordt afgesloten niet hoger zijn dan 20 miljoen euro. Natuurlijk moet het bedrijf een permanente vestiging of filiaal in Duitsland hebben en in aanmerking komen voor financiering volgens de de minimis-regeling. De subsidie hoeft niet te worden terugbetaald. De betaling wordt echter pas gedaan na een controle van het bewijs van gebruik.

U moet er ook rekening mee houden dat u niet slechts één keer subsidie van Go Digital kunt ontvangen. Als er een jaar is verstreken sinds het einde van de eerste subsidie, kunt u een nieuwe subsidieaanvraag indienen. Houd er echter rekening mee dat het financieringsprogramma tot nu toe slechts is goedgekeurd tot 2023.

Onze conclusie

Als je bedrijf nog niet gedigitaliseerd is, is dit het juiste moment om de eerste stap te zetten. Als je aan de financieringsvoorwaarden voldoet, is het zeker de moeite waard om een aanvraag in te dienen en de kwestie van digitalisering aan te pakken met financiële steun. Om te beginnen is het voldoende om kleine doelen te stellen voor je bedrijf en de bedrijfsprocessen stap voor stap te digitaliseren. Als je de overstap niet maakt, hebben je concurrenten je bedrijf vroeg of laat ingehaald. Om dit te voorkomen helpen wij als softwarebureau je graag en werken we samen met jou aan een digitaliseringsstrategie voor jouw bedrijf. Of u nu een online winkel of software op maat nodig hebt, wij zijn er om u te ondersteunen. We bieden ook uitgebreide ondersteuning en service en hebben al verschillende projecten geïmplementeerd die door "Go Digital" zijn gefinancierd. Neem nu contact met ons op voor een eerste gesprek en werk samen met ons aan software op maat die u en uw werknemers naar een hoger niveau tilt.