Weg met e-mails! Tools voor effectievere klantondersteuning

1. E-mail als communicatiekanaal is een enorme tijdverspilling
2. Waarom ticketsystemen ook geen alternatief zijn
3. Projectbeheertools die je leven makkelijker maken
4. Onze keuze: Asana
5. Meer moeite minder mails - onze vooruitgang door het gebruik van Asana

Leestijd 4 min

We gaan een risico nemen en iets in de ruimte gooien:

1. E-MAIL ALS COMMUNICATIEKANAAL IS EEN ENORME TIJDVERSPILLING.

Te veel spam, te veel irrelevantie en vaak te veel e-mails die compliceren in plaats van vereenvoudigen.

Klassieke e-mail kost nu te veel tijd en moeite om relatief eenvoudige informatie door te sturen. Dit vertraagt de communicatie in de meeste bedrijven en in het contact met klanten. Bovendien worden e-mails en hun bijlagen later vaak niet teruggevonden in het bedrijfsnetwerk, verdwijnen ze of worden ze vergeten. Je wacht dagen op een antwoord van de klant - wiens e-mailinbox waarschijnlijk op barsten staat - wat in het ergste geval het lopende project kan vertragen.

De e-mail maakt veel dingen ingewikkeld en er gaat vaak veel tijd verloren met het zoeken naar de juiste aanspreekvorm, het formuleren van een beknopt maar begrijpelijk verzoek en de juiste afsluitformule. Of je nu werkt in een klein kantoor met vijf werknemers of in een groot bedrijf met honderden collega's, je zult herkennen dat communicatie vaak wordt bemoeilijkt door e-mails. Het verbeteren van de communicatie tussen bedrijf en klant is echter niet zo ingewikkeld. Het enige wat u hoeft te doen is de juiste planningstool vinden en deze aanpassen aan uw individuele behoeften. Wij van EXWE zijn er om u te helpen met al uw vragen.

2. WAAROM TICKETSYSTEMEN OOK GEEN ALTERNATIEF BIEDEN

Nu zullen er mensen zijn die ticketsystemen voor de klantenservice voorstellen als alternatief. Deze tools zijn echter vergelijkbaar met e-mailcommunicatie, vaak alleen gericht op lineaire communicatie. Dit is goed voor een enkele to-do, waarbij er weinig context is om rekening mee te houden binnen een project. Er is echter geen verwijzing naar het project en niet iedereen in het team of bedrijf kan alle informatie zien - dit blijft alleen volledig zichtbaar voor de maker van het ticket, waardoor de transparantie wegvalt. Omdat het uitgegeven ticket meestal alleen zichtbaar is voor de betrokkenen, is het ook moeilijk om een ticket over te dragen aan een ander teamlid als het ergste gebeurt. In een notendop - er is een gebrek aan inzicht in het hele project.

3. PROJECTMANAGEMENTTOOLS DIE JE LEVEN MAKKELIJKER MAKEN

Er zijn tegenwoordig veel tools die je projectmanagement makkelijker maken. Van Monday.com, ClickUp en Basecamp tot Asana en Wrike - het aanbod is divers en daardoor verwarrend. Je kunt erachter komen welke app geschikt is voor jouw bedrijf door ze direct te vergelijken. Het is belangrijk dat u vanaf het begin uw vereisten vergelijkt met de beschikbare functies. Asana is bijvoorbeeld het goedkopere alternatief (vanaf €10,99 per maand of in de gratis versie met beperkte functies) voor Monday.com (vanaf €39,00 per maand voor 5 gebruikers). Beide tools hebben zeer vergelijkbare functies, waarbij Asana uitblinkt in archivering, opslag & automatische back-up, terwijl Monday.com beschikt over aanvraag-, aanwezigheids- en inhoudsbeheer. Welke app je ook kiest, het gebruik ervan zal het dagelijks leven en de communicatie met je klanten makkelijker maken voor jou en je teamgenoten.

4. ONZE KEUZE: ASANA

Wij kozen voor ASANA en gebruiken de tool sinds 2016 - met groot succes. De web- en mobiele applicatie helpt teams en groepen om hun werk te organiseren en te beheren - inclusief directe feedback door middel van opmerkingen en de integratie van documenten, afbeeldingen en links. Asana biedt organisaties mechanismen die de werkdag structureren, dagelijkse taken koppelen aan bedrijfsdoelen en de communicatie tijdens een project vereenvoudigen.

In plaats van een e-mail te sturen naar een klant of te chatten met een collega, wordt er een taak aangemaakt in Asana. Een of meerdere personen krijgen deze taak toegewezen en deze verschijnt onder "Mijn taken" voor de verantwoordelijken. De maker van de taak wordt automatisch toegevoegd als volger. Binnen deze taak kan feedback worden gegeven, de voortgang van het werk worden gedocumenteerd, vervaldatums worden gewijzigd of als voltooid worden gemarkeerd.

Met Asana heb je de mogelijkheid om een prioriteit toe te kennen aan taken. Dit betekent dat u uw medewerkers of de klant kunt vertellen welke taken onmiddellijk moeten worden voltooid en welke lager op de prioriteitenlijst staan. In het beste geval zullen uw klanten en uw team na de introductie van Asana minder afhankelijk zijn van e-mails en plannen en communiceren via de tool - op kantoor of onderweg met de mobiele versie. Projecten kunnen effectiever worden gepland en de huidige status kan eenvoudig worden gecontroleerd.

5. MEER INSPANNING MINDER E-MAILS - ONZE VOORUITGANG DOOR HET GEBRUIK VAN ASANA

Door Asana te gebruiken, hebben we de afgelopen jaren veel tijd kunnen besparen en effectiever kunnen werken. We kunnen onze taken beter organiseren, overzien en prioriteren en ontvangen direct en snel feedback van klanten, waar we snel en effectief op kunnen reageren. Bovendien worden alle belangrijke informatie, foto's en documenten met betrekking tot een project op één plek opgeslagen en zijn ze zichtbaar voor alle betrokkenen. Dankzij de tool hoeven we niet langer e-mails heen en weer te sturen, inhoud door te sturen en deelnemers in de CC te plaatsen.

Het was precies deze ervaring die ons ervan overtuigde dat e-mailcommunicatie tijdverspilling is in de huidige wereld van tools zoals Asana, Monday.com, Basecamp en andere, en in veel gevallen eerder een belemmering dan een hulp is. We kunnen elk bedrijf - hoe groot of klein ook - alleen maar aanraden om zich te laten informeren en over te stappen op een projectmanagementtool. Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van de juiste projectmanagementtool of als je wilt dat wij je helpen bij de implementatie, neem dan contact met ons op.

Vond je ons artikel "Weg met e-mails! Tools voor een effectievere klantenservice"? U kunt meer interessante artikelen en tips & trucs vinden op onze EXWE blog.