Bewerbermanagement / ATS programmieren lassen: Kosten und Ablauf im Überblick

Individuell programmieren lassen oder auf Standard-ATS setzen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen auf der Suche nach optimalen Bewerbermanagement-Lösungen. Dieser Artikel bietet klare Argumente für eine Maßanfertigung, skizziert den Entwicklungsprozess und gibt dir einen realistischen Rahmen für die entstehenden Kosten an die Hand. Dieser Artikel wird dir dabei helfen, die nötigen Schritte zu definieren, um Deine HR-Prozesse durch eine individuelle ATS-Programmierung zu optimieren.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Programmierung eines eigenen ATS bietet Optimierung der HR-Prozesse, Zeit- und Kostenersparnis und Verbesserung des Arbeitgeberimages, während ein ineffizientes System zu Problemen wie hohe Abbrecherquote und erhöhte Arbeitsbelastung führen kann.
• Wesentliche Auswahlkriterien für einen Dienstleister sind dessen Erfahrung und Referenzen, Kommunikations- und Zusammenarbeitsfähigkeit sowie eine transparente und nachvollziehbare Preisgestaltung mit klarer Kostenübersicht und Leistungsbeschreibung.
• Die Entwicklung eines Bewerbermanagementsystems umfasst die Phasen Planung, Umsetzung, Testen, Implementierung sowie Wartung und Support, wobei die rechtlichen Aspekte und der Datenschutz eine zentrale Rolle spielen.

Warum Bewerbermanagement / ATS programmieren lassen?

Die Programmierung eines eigenen Bewerbermanagementsystems / ATS kann viele Vorteile bieten. Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten und Stellenanzeigen kannst du als Unternehmen deine HR-Prozesse optimieren und sowohl Zeit als auch Kosten sparen. Die Vorteile eines eigenen ATS sind:

• Zentrale Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten und Stellenanzeigen
• Optimierung der HR-Prozesse
• Zeit- und Kostenersparnis
• Automatisierung von Prozessen wie Bewerberkommunikation, Terminvereinbarungen und Dokumentenverwaltung
• Verringerung des Arbeitsaufwands und Steigerung der Effizienz
• Verbesserung des Arbeitgeberimages durch effizienten und effektiven Bewerbungsprozess

Ein effektives ATS-System positioniert das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber für einen Traumjob. Aber nicht nur die Vorteile sind beachtenswert. Ein ineffizientes Bewerbermanagement kann zu folgenden Problemen führen:

• Komplexe und ineffiziente Lösungen, die den Überblick erschweren und die Bewerberverwaltung beeinträchtigen
• Hohe Abbrecherquote beim Bewerbungsprozess
• Durcheinander bei den Bewerbungseingängen
• Verzögerungen bei HR-Prozessen
• Erhöhte Arbeitsbelastung für HR-Fachleute

Daher ist es unerlässlich, ein effizientes und maßgeschneidertes Bewerbermanagementsystem zu implementieren.

Auswahl des richtigen Dienstleisters

Bei der Auswahl eines Dienstleisters für die Programmierung eines Bewerbermanagementsystems sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Erfahrung und Referenzen, Kommunikation und Zusammenarbeit sowie die Preisgestaltung spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Erfahrung und Referenzen

Die Erfahrung und Referenzen eines Dienstleisters sind von großer Bedeutung, um die Qualität und Zuverlässigkeit seiner Arbeit zu beurteilen. Ein erfahrener Dienstleister sollte den Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Personalauswahl unterstützen und professionelle Systeme anbieten, die die HR-Abteilung entlang des gesamten Bewerbungsprozesses unterstützen. Die Dauer, die ein ATS Dienstleister im Geschäft ist, ist dabei nicht das einzige Kriterium. Die Erfahrung eines ATS Dienstleisters hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Anzahl der Kunden, der Anzahl der implementierten Projekte und der Branchenerfahrung.

Neben der Erfahrung sind auch die Referenzen eines Dienstleisters aussagekräftig. Sie können aufzeigen, dass der Dienstleister bereits erfolgreich mit anderen Kunden zusammengearbeitet und dabei geholfen hat, den Bewerbungsprozess zu optimieren. Es ist daher ratsam, die Bewertungen und Erfahrungen anderer Arbeitgeber zu berücksichtigen, um die Auswahl der Software zu erleichtern.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister sind für den Erfolg des Projekts unerlässlich. Bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit einem Dienstleister ist es von großer Bedeutung, dass sämtliche Kommunikation mit den Bewerbern zentralisiert und organisiert wird. Des Weiteren ist es entscheidend, den Überblick über alle laufenden Prozesse zu behalten und die Kommunikation effizient zu koordinieren. Die Verwendung automatisierter Kommunikation durch vordefinierte Nachrichten kann dabei helfen, das Vergessen von Antworten zu vermeiden und Bewerber zeitnah zu informieren.

Für eine erfolgreiche Kooperation sind Kommunikationsmittel wie Content-Review und Proofing-Software, Projektmanagement-Software und Instant-Messaging-Tools von entscheidender Bedeutung, da sie eine präzise und transparente Kommunikation ermöglichen und virtuelle Projektumgebungen für die Effizienz und Produktivität der Zusammenarbeit bereitstellen. Trotz der besten Tools können Kommunikationsprobleme auftreten. Diese können durch offene Kommunikation und frühzeitiges Erkennen und Beheben von Kommunikationsfehlern vermieden werden.

Preisgestaltung

Die Preisgestaltung für die Programmierung eines Bewerbermanagementsystems kann je nach Dienstleister variieren. Einige bieten ihre Software kostenlos an, während andere zusätzliche Services wie Recruiting-Unterstützung gegen Gebühr anbieten. Es empfiehlt sich daher, die Preise und Leistungen verschiedener Anbieter zu vergleichen, um ein faires und angemessenes Angebot zu finden, das die gewünschte Performance im Bewerbermanagement bietet.

Ein Kostenangebot sollte eine ausführliche Beschreibung der Funktionen, eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für Entwicklung, Implementierung und Wartung, einen klaren Zeitplan für den Projektverlauf und Informationen zu möglichen zusätzlichen Kosten wie Lizenzgebühren oder Schulungen enthalten. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, Fragen zu stellen, die die Eignung des Dienstleisters für die Programmierung eines Bewerbermanagementsystems bewerten, wie beispielsweise welche Funktionen in der App oder Software enthalten sind, wie der Support und die Wartung geregelt sind und wie hoch die initialen und laufenden Kosten sind.

Projektmanagement und Ablauf unserer Softwareentwicklung

Nach der Auswahl des richtigen Dienstleisters beginnt die Softwareentwicklung. Der Ablauf umfasst Planungs-, Umsetzungs-, Test- und Implementierungsphasen sowie Wartung und Support.

Planungsphase

In der Planungsphase der Softwareentwicklung für ein Bewerbermanagementsystem werden die Anforderungen und Ziele des Projekts definiert und ein Projektplan erstellt. Dabei sind klar definierte Anforderungen und eine detaillierte Planung entscheidend. Empfehlenswerte Methoden und Praktiken in der Planungsphase umfassen die Anwendung eines Vorgehensmodells für die Projektplanung, den Einsatz agiler Entwicklungsmethoden und den modularen Aufbau der Software.

Die Dauer der Planungsphase für ein Bewerbermanagement System / ATS-Projekt kann variieren. Es kann sechs Monate dauern, ein neues ATS zu evaluieren und auszuwählen, und 12 bis 18 Monate, um ein neues ATS zu implementieren.

Umsetzungsphase

Während der Umsetzungsphase der Softwareentwicklung für Bewerbermanagement / ATS-Systeme ist es wichtig, die spezifischen Schritte zur effektiven Abwicklung des gesamten Personalbeschaffungsprozesses zu beachten, einschließlich der Entwicklung und Anpassung der Software an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens im Bereich Karriere. Einige der Technologien, die für die Gestaltung eines effektiven Bewerbermanagement-Systems / ATS am besten geeignet sind, sind HR-Software, CV-Datenbanken, verschiedene digitale bzw. Online-Technologien und Apps, einschließlich web apps.

Obwohl die Umsetzungsphase spannend ist, kann sie auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Kommunikationsprobleme, wie etwa Missverständnisse bei der Anforderungsdefinition, unklare Informationen über den Projektfortschritt oder fehlende Kommunikation über Änderungen, können auftreten. Diese können durch offene Kommunikation, frühzeitiges Erkennen und Beheben von Kommunikationsfehlern vermieden werden.

Test- und Implementierungsphase

Nachdem die Software entwickelt und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde, folgt die Test- und Implementierungsphase. In dieser Phase wird das System gründlich getestet, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert und den Anforderungen entspricht. Bei der Implementierung des Systems ist es von großer Bedeutung, dass die Software den Mitarbeitern vorgestellt und ihnen gezeigt wird, wie sie genutzt wird.

Die Test- und Implementierungsphase bei der Programmierung eines ATS erstreckt sich in der Regel bis zur Live-Phase unter Begleitung des Implementierungsteams. Es ist daher wichtig, einen detaillierten Implementierungsplan zu haben, der alle notwendigen Schritte von der Systemauswahl bis zum Mitarbeitertraining umfasst.

Wartung und Support

Nach der Implementierung des Bewerbermanagementsystems ist die Arbeit jedoch noch nicht vorbei. Ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Wartung und der Support des Systems. Regelmäßige Updates und Wartungen sind von großer Bedeutung, um die Leistung und Sicherheit des Bewerbermanagementsystems zu gewährleisten.

Der Dienstleister sollte auch Unterstützung anbieten, einschließlich der Vereinfachung und Rationalisierung des Personalbeschaffungsprozesses, Unterstützung beim Recruiting und automatisierte Kommunikation mit Bewerbern. Bei technischen Problemen oder Fragen zur Nutzung des Systems sollte ein ausgereifter Kundenservice zur Verfügung stehen, um den Nutzern zu helfen und ihre Fragen zu beantworten.

Kostenfaktoren beim Programmieren eines Bewerbermanagement Systems / ATS

Neben den funktionalen Aspekten sind natürlich auch die Kosten ein wichtiger Aspekt bei der Implementierung eines Bewerbermanagementsystems. Die Kosten für die Programmierung eines solchen Systems hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Komplexität, der Umfang und die Dauer des Projekts.

Komplexität des Projekts

Die Komplexität eines Projekts kann sich auf die Kosten auswirken. Mit steigender Komplexität erhöhen sich die benötigten Ressourcen und Zeit, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Bandbreite und Komplexität spezifischer Systeme variieren abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Daher kann eine hohe Komplexität und ein umfangreicher Funktionsumfang zu höheren Kosten führen.

Es ist jedoch möglich, die Komplexität eines Bewerbermanagementsystems zu reduzieren, um Kosten zu sparen. Ein Tool, das den Einstellungsprozess vereinfacht und Bewerbungen auf einer einzigen Plattform prüft, kann dazu beitragen, die Komplexität eines Bewerbermanagementsystems zu reduzieren.

Umfang des Projekts

Auch der Umfang des Projekts spielt eine wichtige Rolle bei der Bestimmung der Kosten. Veränderungen des Projektumfangs können signifikante Auswirkungen auf die Kosten eines Projekts haben. Je umfangreicher das Projekt ist, desto länger dauert es in der Regel, es umzusetzen, was zu höheren Kosten führen kann.

Es ist jedoch wichtig, den Umfang des Projekts effektiv zu verwalten, um die Kosten zu kontrollieren. Dazu gehört die Beurteilung der tatsächlichen Kosten des Projekts und die Anwendung von Techniken zur Kostenkontrolle.

Dauer des Projekts

Die Dauer des Projekts hat ebenfalls einen direkten Einfluss auf die Kosten. Eine verlängerte Projektdauer kann zu einer Steigerung der Kosten führen, insbesondere wenn die Arbeitsleistung zur Erreichung der Projektziele länger andauert. Die Dauer eines ATS-Programmierprojektes kann von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, wie:

• der Komplexität des Projekts
• der Anzahl der gewünschten Funktionen
• der Verfügbarkeit und Erfahrung der Entwickler
• der Effizienz der Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten
• eventuellen technischen Herausforderungen.

Es ist jedoch möglich, die Dauer eines Bewerbermanagement-Programmierprojekts zu verkürzen, um Kosten zu sparen. Methoden wie:

• die Anwendung agiler Entwicklungsmethoden
• die Segmentierung des Projekts in kleinere, überschaubare Aufgaben
• die Verwendung bereits existierender Softwarelösungen
• die Kooperation mit erfahrenen Entwicklern
• können dazu beitragen, die Dauer eines Bewerbermanagement-Programmierprojekts zu verkürzen

Rechtliche Aspekte und Datenschutz bei Bewerbermanagement / ATS Systemen

Die Entwicklung eines Bewerbermanagements ist nicht nur eine technische Aufgabe, sondern auch eine rechtliche Herausforderung. Daher müssen bei der Entwicklung eines solchen Systems verschiedene rechtliche Aspekte und Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden.

In Deutschland regeln die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Datenschutz und somit die rechtlichen Vorschriften für Bewerbermanagement Systeme in verschiedenen Berufe. Die DSGVO schreibt vor, dass Bewerbermanagementsysteme einen gut strukturierten Bewerbungsprozess ermöglichen und dabei die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen ausführen. Verletzungen dieser Bestimmungen können zu hohen Geldstrafen und in schwerwiegenden Fällen zu Freiheitsstrafen führen.

Daher müssen Bewerbermanagementsysteme durch die Einholung der Einwilligung der Bewerber zur Verarbeitung ihrer Daten, die sichere Speicherung und Übertragung der Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen zur Wahrung der Datenschutzrechte der Bewerber beitragen.

Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister erfordert klare Kommunikation, realistische Erwartungen und eine gute Planung. Es ist wichtig, dass beide Parteien auf derselben Wellenlänge sind und ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und Erwartungen entwickeln. Regelmäßige Meetings und klare Kommunikationskanäle sind wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und den Sinn der Zusammenarbeit zu erhalten.

Eine angemessene Planung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleistern beinhaltet eine klare Kommunikation und die folgenden Schritte:

1. Projektdefinition
2. Anforderungserhebung
3. Systemdesign
4. Implementierung
5. Testen
6. Inbetriebnahme und Design-Integration

Ebenso ist es wichtig, dass beide Parteien die spezifischen Funktionen und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen.

Zusammenfassung

Die Programmierung eines Bewerbermanagementsystems / ATS ist eine komplexe Aufgabe, die viele Faktoren berücksichtigen muss. Von der Auswahl des richtigen Dienstleisters über die Planung und Umsetzung bis hin zur Wartung und zum Support sind viele Schritte erforderlich, um ein effizientes und effektives System zu entwickeln, das den Rekrutierungsprozess optimiert, Kosten und Zeit spart und das Arbeitgeberimage verbessert.

Doch trotz der Herausforderungen und der Kosten lohnt sich die Investition in ein maßgeschneidertes Bewerbermanagementsystem. Mit der richtigen Planung, einem erfahrenen Dienstleister und einer klaren Kommunikation kann das Projekt erfolgreich umgesetzt werden, zum Nutzen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Du möchtest deinen HR-Prozess mit einem maßgeschneiderten Bewerbermanagementsystem / ATS optimieren? Dann helfen wir dir gerne bei der Planung, Entwicklung und Implementierung.