Darum benötigst du für Shopware ein PIM: Funktionen, Optionen und Integration

Du hast einen Shopware Onlineshop und viele Produkte? Oder verkaufst sogar auf mehreren Plattformen? Dann weißt du sicherlich, was für ein Aufwand es ist, alle Produktdaten richtig zu pflegen. Doch richtige Produktinformationen sind essenziell für einen erfolgreichen Verkauf und glückliche Kunden. Allerdings gibt es da eine Lösung, wie du den Prozess der Datenpflege vereinfachen und dabei sogar deine Datenqualität verbessern kannst. Die Lösung lautet PIM! Was du alles über ein PIM wissen musst, wie du es für deinen Shopware Shop nutzen kannst und welche Optionen sich dir bieten, erfährst du alles in diesem Beitrag.

Lesezeit 10 min

• Was ist ein PIM?
• Darum ist ein PIM für Onlineshops wichtig
  • Für wen eignet sich ein Product Information Management?
• Shopware und PIM: So kannst du ein Product Information Management in Shopware nutzen
  • Anforderungsanalyse und Planung
  • Marktrecherche
  • Diese PIMs stehen dir im Shopware Store zur Verfügung
    • Pimcore
    • brickfox
    • Afterbuy
  • PIM entwickeln lassen
  • Implementierung in deinen Shopware Shop
  • Schulung deiner Mitarbeiter
  • Hilfe bei der Integration eines PIMs
• Fragen und Antworten rund um Shopware und PIMs
  • Was sind die Vorteile eines selbst entwickelten PIMs und was sind die Nachteile
  • Wie sehen Vorteile und Nachteile für fertige Product Management Systeme aus?

Was ist ein PIM?

Du fragst dich vielleicht „PIM, was ist das?“. Aber kein Problem, wir erklären dir kurz, was es überhaupt damit auf sich hat. PIM steht für „Product Information Management“. Damit ist ein System oder eine Software gemeint, die bei der Verwaltung und Organisation von Produkten hilft. Gerade wenn du viele Produkte anbietest und das auf verschiedenen Märkten, kann ein PIM ein sehr nützliches Tool sein.

Einige mögliche Funktionen eines PIMs:

• Verwaltung und Speicherung der Produktinfos an einem zentralen Ort - dazu gehören Beschreibungen, technische Daten, Preise sowie Bilder und weitere Medien
• Die Möglichkeit, in andere Systeme integriert zu werden wie beispielsweise Shopware
• Weitere Tools, die helfen bei der Datenqualität und Genauigkeit der Produktinformationen
• Mehrsprachigkeit für den globalen Vertrieb
• Möglichkeit, Produktkataloge für verschiedene Märkte und Kanäle zu erstellen

Darum ist ein PIM für Onlineshops wichtig

Ein Product Information Management kann für Onlineshops aus verschiedenen Gründen von großer Bedeutung sein. Denn mit einem PIM hast du beispielsweise eine zentralisierte Datenverwaltung, die alle Informationen sammelt und an einem Ort organisiert. Die Produktinformationen können bei einem Onlineshop nämlich aus den verschiedensten Quellen stammen. Aber auch gerade beim Verkauf auf verschiedenen Plattformen von eigener Webseite bis hin zu Amazon und Ebay kann es sehr hilfreich sein, die Produktdaten an einem Ort zu pflegen. So kann das PIM sicherstellen, dass alle Produktinformationen aktuell sind. Darüber hinaus können deine Produkte mit dem PIM effizient und schnell in alle Shops übertragen und die Datenqualität verbessert werden, da du alles zentral führst und nur einmal überarbeiten musst. Auch Suchmaschinenoptimierung kannst du mit einem PIM einfach betreiben. Mit gut gepflegten und organisierten Produktinformationen, die bekannte SEO-Regeln befolgen, kannst du die Sichtbarkeit deines Onlineshops in Suchmaschinen erhöhen.

Ein weiterer Pluspunkt beim Nutzen eines PIMs ist gegeben, wenn du einen Onlineshop in mehreren Sprachen betreibst. Mit dem PIM kannst du einfach alle Infos anpassen an die verschiedenen Sprachen, regionalen Anpassungen oder kulturellen Normen. Außerdem kann ein PIM-System wachsen und sich an die Bedürfnisse eines expandierenden Onlineshops anpassen, ohne dass eine komplette Überarbeitung der Datenstruktur notwendig ist.

Für wen eignet sich ein Product Information Management?

Das Product Information Management System kommt in vielen Unternehmen verschiedenster Branchen zum Einsatz. Für E-Commerce und Multi-Channel-Händler, Großhändler und Distributoren sowie Hersteller, B2B-Unternehmen und Unternehmen mit internationalen Märkten ist es eine gute Lösung. Aber auch im Einzelhandel bzw. bei Einzelhandelsketten kann ein PIM nützlich sein, denn es kann genutzt werden, um in den Filialen Informationen konsistent zu halten und sicherzustellen, dass Marketing- und Verkaufsteams immer auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus kann das PIM auch dazu verwendet werden, Inhalte und Medienprodukte zu katalogisieren und zu organisieren, insbesondere wenn diese in verschiedenen Formaten oder über verschiedene Kanäle vertrieben werden. Ein PIM kann auch dazu verwendet werden, Inhalte und Medienprodukte zu katalogisieren und zu organisieren, insbesondere wenn diese in verschiedenen Formaten oder über verschiedene Kanäle vertrieben werden. In Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen wie der Pharmaindustrie kann die Verwaltung von Produktinformationen kompliziert sein. Ein PIM kann dazu beitragen, diese Informationen in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu halten.

Shopware und PIM: So kannst du ein Product Information Management in Shopware nutzen

Wenn du festgestellt hast, dass ein Product Information Management für dich hilfreich sein kann, dann stehst du noch vor der Herausforderung, ein PIM zu finden und dieses in deine Geschäftsprozesse zu integrieren. Für deinen Shopware Shop gibt es beispielsweise bereits Plugins, die die Schnittstelle zu bestehenden PIMs darstellen, die wiederum alle deine gewünschten Funktionen eines PIMs für dich erfüllen können. Zuvor solltest du dir aber einige Gedanken zu den Anforderungen machen, die erfüllt sein müssen, damit du das PIM effizient bei dir im Unternehmen einsetzen kannst.

Anforderungsanalyse und Planung

Du beginnst also zunächst mit der Planung und einer Anforderungsanalyse. So kannst du am besten herausfinden, welches PIM für dich im Gebrauch am sinnvollsten ist. Mit den folgenden Fragen kannst du herausfinden, wie dein Ist-Zustand und dein Soll-Zustand aussehen. 

So sieht dein Ist-Zustand aus - Fragen:

• Wo werden momentan die Produktdaten initial erfasst?
• Welche Abteilungen oder Teams sind für die Produktdatenerfassung verantwortlich?
• Welche Vertriebskanäle werden aktuell bedient, und welche spezifischen Anforderungen an Produktdaten stellen diese?
• Wo und wie werden momentan Produktdaten für die verschiedenen Vertriebskanäle aufbereitet und angepasst?
• Werden aktuell spezifische Tools oder Systeme zur Verwaltung von Produktdaten genutzt (z.B. ERP-Systeme, Datenbanken)?
• Welche Herausforderungen und Schwierigkeiten ergeben sich aus dem aktuellen Produktdatenmanagement?
• Wie werden Produktdaten momentan mit dem Online-Shop synchronisiert?
• Welche weiteren Systeme sind in die Produktdatenverwaltung eingebunden (z.B. CRM, Lagerverwaltungssysteme)?

So sollte es mit einem PIM aussehen - Fragen für den Soll-Zustand: 

• Welche zukünftigen Vertriebskanäle möchten Sie bedienen, und welche Anforderungen an Produktdaten haben diese?
• Wie viele Produkte bzw. SKU (Stock Keeping Units) erwarten Sie in naher Zukunft zu verwalten?
• Welche spezifischen Anforderungen haben Sie an die Produktdatenqualität und -integrität?
• Welche Workflows und Prozesse sollen durch das PIM unterstützt oder automatisiert werden?
• Gibt es spezifische Funktionen oder Features, die das PIM System unbedingt unterstützen sollte (z.B. Multilingualität, Versionierung, Freigabeprozesse)?
• Welche Integrationsanforderungen haben Sie? Mit welchen weiteren Systemen muss das PIM nahtlos kommunizieren können?
• Welche Anforderungen stellen Sie an die Usability und Benutzerfreundlichkeit des PIM Systems?
• Gibt es spezifische Sicherheits- oder Datenschutzanforderungen, die berücksichtigt werden müssen?
• Wie hoch ist das geplante Budget für die Implementierung und laufende Betreuung des PIM Systems?
• Welche zeitlichen Rahmenbedingungen gibt es für die Implementierung?

Dein Ziel sollte sein, ein Verständnis darüber zu erlangen, welche Herausforderungen aktuell in deinem Unternehmen bestehen und wie ein PIM sie in Zukunft lösen soll.

Marktrecherche: fertiges PIM oder selbst entwickeln lassen?

Nun weißt du, was dein PIM alles können muss - jetzt musst du dich nur noch auf die Suche machen und das richtige PIM für dich finden. Vielleicht erfüllen bereits fertige PIM-Systeme deine Anforderungen. Sollten diese jedoch spezieller sein, wird es notwendig, dass du dir ein Product Information Management entwickeln lässt. 

Als erstes solltest du dir die bestehenden PIMs genauer ansehen. Untersuche Aspekte wie Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Preise. Aber auch die Kundenbewertungen können dir einen guten Eindruck darüber vermitteln, ob das PIM eine gute Wahl darstellt. Damit du nicht so viel Zeit in Recherche stecken musst, haben wir dir drei Shopware Plugins herausgesucht, mit denen du ein PIM direkt integrieren kannst. Im nächsten Absatz findest du alle Details, die für deine Entscheidung wichtig sein könnten. Auch wenn du mehr über die Entwicklung eines individuellen Product Information Management wissen möchtest, solltest du dran bleiben!

Diese fertigen Lösungen für PIMs stehen dir im Shopware Store zur Verfügung

Im Shopware Store findest du eine Vielzahl an Erweiterungen und Integrationen für deinen Onlineshop: von verschiedenen Zahlungsmethoden bis Versandtools. Und auch PIM-Integrationen bzw. Schnittstellen kannst du hier direkt installieren. Wir möchten dir nun drei Integrationen vorstellen, mit denen du deine Produktdaten zentralisiert verwalten kannst. Vielleicht findest du so eine fertige Lösung, die deinen Anforderungen gerecht wird.

Die Shopware Integration von Pimcore

Pimcore ist nicht nur ein Product Information Management, sondern bietet mittlerweile auch weitere Funktionen wie Content Management und Digital Asset Management an. Die Integrationen von Pimcore, die du für deinen Shopware Shop im Shopware Store findest, sind jedoch immer auf eine dieser Funktionalitäten spezialisiert. So kannst du dir die Integration „Pimcore Schnittstelle PIM (Produktdaten) für Shopware 6“ herunterladen, um das Open Source PIM von Pimcore anzubinden. Dafür musst du die Version Pimcore 11 und Shopware 6.4 oder höher bereits nutzen.

Weitere Infos zum PIM von Pimcore:

Funktionen:

• Die Produktdaten aus Pimcore werden nach Shopware übertragen
• Prozesse für Mehrsprachigkeit und mehr können integriert werden und auch Workflows sind integrierbar
• Benutzer- und Rollenmanagement
• Data Quality Management, um die Qualität der Daten zu steigern
• Daten wie Produktdaten, Kategorien, Eigenschaften und Medien aus Shopware können initial über die Schnittstelle importiert werden
• Nur geänderte Daten in Pimcore werden neu an Shopware übermittelt

Benutzerfreundlichkeit: Pimcore hat eine moderne Benutzeroberfläche und Administratoren haben die Möglichkeit, diese an die Bedürfnisse und Rollen der Benutzergruppen anzupassen. Zudem gibt es Drag-and-Drop-Funktionalitäten, die die Handhabung vereinfachen

Preis: Die Schnittstelle kann im Monatsabo ab 399€ pro Monat oder für 4.990 € gekauft werden

brickfox

Eine weitere Option ist brickfox. Die Schnittstelle zum PIM von brickfox kannst du dir ebenfalls im Shopware Store herunterladen. Sie ist sogar kostenlos! Brickfox zielt darauf ab, Online-Händlern den Verkaufsprozess über mehrere Kanäle hinweg zu vereinfachen und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit ihrer Betriebsabläufe zu erhöhen. Neben der zentralen Produktdatenverwaltung hat brickfox noch mehr Qualitäten, was es zu einem Multichannel-Management-System macht.

Funktionen:

• Intelligente Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen ist ein zentrales Feature der Plattform
• Direkte und automatisierte Verbindungen zu führenden Marktplätzen wie Amazon, eBay und Otto Market
• Bestehende Konten und Listings von Amazon und eBay können nahtlos in das System übertragen werden
• Für Amazon-Produkte gibt es eine Option zur manuellen Zuweisung, basierend auf ASIN oder MultiASIN und die Integration mit eBay unterstützt den Sofortkauf und ermöglicht die Implementierung von dynamisch anpassbaren Vorlagen
• Es besteht die Möglichkeit, für jeden Marktplatz individuelle Textbeschreibungen und Preisgestaltungen festzulegen
• Durch spezielles Mapping können Kategorien und Attribute für jeden Vertriebskanal individuell angepasst werden

Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche ist gut strukturiert und die Integrationen sind einfach durchzuführen. Bei vielen Multichannel-Lösungen kann der anfängliche Aufwand für das Setup hoch sein.

Preis: Das Schnittstellen-Plugin in Shopware kostet nichts, die Nutzung des PIMs muss individuelle angefragt werden

Afterbuy

Die nächste Option, die sich dir schon aus dem Shopware Store heraus bietet, ist Afterbuy. Afterbuy bietet umfangreiche PIM-Funktionen an, aber auch noch viel mehr. Es ist auch CRM, hat eine Warenwirtschaft und wird oft als ERP-Lösung bezeichnet. Das bedeutet für dich, dass du mit Afterbuy jede Menge Funktionen an die Hand bekommst. Im Shopware Store findest du eine Schnittstelle zu Afterbuy, die du kostenlos nutzen kannst. Weitere Infos zu der Afterbuy Erweiterung für Shopware haben wir dir hier aufgeführt:

Funktionen:

• Datenpflege in Shopware durch die Übertragung von Produkten aus Afterbuy.
• Filteroptionen für die Aufbereitung ermöglichen Auswahlmöglichkeiten wie Entwurf, Löschen von Produkten und Überspringen von Produkten.
• Konsistente Datenhaltung durch Integration des Kategoriebaums von Afterbuy in Shopware.
• Automatisierte Medienstruktur durch Übermittlung von Bildern und deren Einrichtung in Shopware.
• Ständige Datenquelle durch einen speziellen Mechanismus für Bestandsupdates zur laufenden Synchronisierung der Lagerdaten.
• Schlagwörter aus Datenquellen durch Übermittlung von Keywords von Afterbuy nach Shopware.
• Vollständige Aufbereitung von Bestellungen durch Rückübertragung von Shopware-Bestellungen in Afterbuy.
• Versanddaten aktualisieren durch Integration von Updates aus Afterbuy in Shopware.
• Verwaltung von Stornierungen durch Übertragung von Afterbuy-Stornierungen nach Shopware.
• Webbasierter Statusmonitor zur Kontrolle aktiver Prozesse und zum Erkennen von Fehlern in der Datenübertragung.

Benutzerfreundlichkeit: Afterbuy ist in der Benutzung intuitiv. Da die Plattform aber so viele Funktionen hat, kann es auch zunächst überwältigend wirken. Wenn Fragen aufkommen, gibt es aber einen Kundensupport, der weiterhelfen kann. Wenn du mit dem E-Commerce vertraut bist, solltest du eigentlich keine Probleme haben, dich zurechtzufinden.

Preis: Das Plugin ist, wie bereits erwähnt, kostenlos. Die Benutzung von Afterbuy selbst kostet natürlich etwas. Hierbei gibt es drei verschiedene Versionen, je nachdem, wie umfangreich du es möchtest. Außerdem kannst du verschieden Funktionen hinzubuchen.

PIM entwickeln lassen

Solltest du nun festgestellt haben, dass kein bestehendes PIM deine Anforderungen komplett erfüllt oder du hast dich aus einem anderen Grund gegen ein solches entschieden, dann kannst du dir auch ein Product Information Management selbst entwickeln lassen. Anhand der Fragen, die du zuvor beantwortet hast, lässt sich gut ein Anforderungsdokument erstellen, welches deiner beauftragten Agentur helfen kann, ein Konzept zu erstellen.

Wenn wir dein PIM erstellen, dann würden wir gerne mit dir vor Beginn der Entwicklung einen kleinen Workshop machen. Denn hier können wir gezielt darauf hinarbeiten, dass dein neues PIM alle Anforderungen erfüllt und nahtlos an deinen Onlineshop und eventuell verwendete Marktplätze geknüpft werden kann. Nach diesem Workshop beginnt die eigentliche Arbeit. Zuerst setzen sich unsere Entwickler mit den gesammelten Anforderungen auseinander und entwerfen einen ersten Prototypen. Dies gibt nicht nur einen Einblick in das endgültige Design, sondern dient auch als Basis für die anstehende Entwicklung. Nachdem du diesen Prototypen geprüft und eventuelle Änderungen vorgeschlagen hast, beginnt die Umsetzung deines PIMs.

Implementierung des PIM in deinen Shopware Shop

Die Implementierungen eines PIM kann je nach Ausgangspunkt eine Herausforderung darstellen. Auch wenn wir dir ein neues PIM entwickelt haben, ist die Integration in deine bestehende IT-Landschaft immer ein aufregender Schritt. Jedoch wird das PIM so konzipiert, dass es reibungslos mit deinem Shopware Shop und anderen Plattformen, die du nutzt, kommuniziert. In einer umfangreichen Testphase stellen wir selbstverständlich sicher, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.

Aber auch fertige PIM müssen erst einmal richtig eingerichtet und implementiert werden. Das ist für Anfänger oft gar nicht so leicht und natürlich auch ein Schritt, der ein gewisses Risiko mit sich bringt. Es ist wichtig, dass das E-Commerce-System auf dem neuesten Stand ist. Ein Backup von Website und Datenbank sichert dich gegen mögliche Komplikationen ab. Nachdem das PIM-Plugin von der offiziellen Website oder dem entsprechenden Marktplatz heruntergeladen wurde, kann es im E-Commerce-System hochgeladen und installiert werden. Im Anschluss daran sind in der Regel einige Grundeinstellungen vorzunehmen. Das können beispielsweise API-Schlüssel oder Verbindungsdetails zum PIM-System sein.

Mit der abgeschlossenen Konfiguration kann die Synchronisation gestartet werden. Abhängig von der Datenmenge kann dieser Vorgang unterschiedlich lange dauern. Nach der Synchronisation ist es ratsam, die Daten im Shop zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt übertragen wurde. Je nach den Ergebnissen der Überprüfung können Anpassungen notwendig sein. Diese können entweder über die Plugin-Einstellungen oder direkt im PIM-System vorgenommen werden.

Ein letzter, aber nicht unwichtiger Schritt ist das regelmäßige Aktualisieren des PIM-Plugins. Aktualisierungen bieten nicht nur neue Funktionen, sondern schließen auch eventuelle Sicherheitslücken.

Schulung deiner Mitarbeiter

Nun ist dein PIM in Shopware und in alle anderen Verkaufskanäle integriert. Jetzt geht es um die korrekte und effektive Verwendung in deinem Unternehmen. Hierfür solltest du deine Mitarbeitenden entsprechend schulen. Wenn du die Integration eines PIMs mit EXWE gelöst hast, dann können wir auch gerne die Schulung deiner Mitarbeitenden übernehmen. Wir geben Ihnen einen Workshop und machen sie mit der Benutzung des Product Information Managements vertraut. Manche PIM-Anbieter stellen ebenfalls Schulungsmaterial bereit oder bieten Serviceleistungen an. Es ist in jedem Fall wichtig, dass die Personen, die im PIM arbeiten, mit den Funktionalitäten vertraut werden. Denn so kannst du in Zukunft Fehler vermeiden und eine reibungslose Nutzung des PIMs sicherstellen.

Hilfe bei der Integration eines PIMs

Du benötigst Unterstützung bei der Einführung eines Product Information Management Systems? Egal, ob es sich dabei um ein bestehendes PIM-System handelt oder du einen Partner an deiner Seite benötigst, der dein eigenes PIM entwickelt: wir sind der richtige Ansprechpartner! Als spezialisierte Shopwareagentur haben wir nicht nur umfassende Erfahrung in der Einrichtung und Anpassung von Shopware-Shops, sondern helfen dir auch bei der Integration und Entwicklung von PIM-Systemen. Mit einem Team aus engagierten Entwicklern sind wir bestens darauf vorbereitet, individuelle Lösungen für dein Unternehmen zu entwickeln.

Die nahtlose Verbindung von Shopware mit einem PIM-System kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, deine Produktdaten effizient und fehlerfrei zu verwalten. Und hier kommen wir ins Spiel: Von der Anforderungsanalyse über die Entwicklung bis hin zur Implementierung und Schulung – wir begleiten dich durch jeden Schritt des Prozesses. Übrigens auch bei anderen Wünschen rund um Shopware sind wir als Shopware Agentur dein Experte.

Unser Fazit zum PIM

Wir hoffen, wir konnten dir mit unserer PIM Definition erläutern, was ein Product Information Management überhaupt ist und du hast nun auch einen guten Einblick darüber, ob und wann ein PIM für dich nützlich sein kann. Die Entwicklung und Integration eines PIM in deinen Shopware Shop ist zweifellos eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Es ermöglicht nicht nur eine effizientere Verwaltung und Verteilung von Produktinformationen, sondern gewährleistet auch, dass deine Kunden stets die aktuellsten und korrektesten Informationen erhalten. Die Schulung deines Personals spielt eine entscheidende Rolle, um das volle Potenzial deines PIM-Systems auszuschöpfen. Bei jeder Phase sei es Entwicklung, Integration oder Schulung, ist es wichtig, sich auf einen erfahrenen Partner zu verlassen. Und genau hier bieten wir unsere Expertise an, um sicherzustellen, dass dein PIM-Projekt reibungslos verläuft. Wende dich gerne einfach an uns - ob telefonisch oder über unser Kontaktformular.